¿Qué es una conciliación de proveedores? Esta también es conocida con el nombre de conciliación de cuentas por pagar y se refiere al proceso mediante el cual se cotejan las facturas por pagar (entre otros documentos similares) que se tiene con los proveedores. La conciliación de proveedores es parte del proceso de cobranza inteligente, puesto que de esa forma se confirma que el dinero que se debe corresponde a lo adquirido. Además, se evita la morosidad en el pago de las deudas que se tienen con este segmento.
¿Qué vas a encontrar en este texto?
A diario las empresas manejan un alto volumen de información y documentación. Debido a esto, procesos como la conciliación de cuentas por pagar resulta crucial, ya que de esa manera las empresas pueden verificar la exactitud de sus transacciones financieras. Otras ventajas de este procedimiento son:
Antes de ahondar en los motivos por los cuales la automatización de cuentas por pagar es la mejor opción; es importante conocer cuáles son los desafíos de continuar realizando este proceso de forma manual.
Realizar la conciliación es el primer paso para mejorar el control de las cuentas por pagar de una empresa. Y es que, si bien la conciliación es un proceso eficiente, pocas organizaciones lo realizan.
Uno de los motivos por los que se evade la conciliación puede ser que muchas continúan realizando el proceso de forma manual, lo cual consume recursos y tiempo; sin embargo, actualmente es posible automatizar el proceso.
La automatización, mediante la implementación de softwares especializados es clave, puesto que aporta beneficios como:
En cuanto a qué herramientas puedes usar, los softwares de cuentas por pagar suelen integrar esta funcionalidad; además invierten altas sumas en ciberseguridad para proteger tu empresa y su información.
Ahora que conoces qué es y por qué es importante la conciliación con proveedores ¿qué estrategias de conciliación puedes aplicar para solucionar discrepancias o evitarlas?
Busca que sea moderno, eficiente e implemente altos estándares de ciberseguridad. Además, no olvides comunicar a tus proveedores tu decisión para que puedas evaluar también su pertinencia y capacitarse en su uso.
Así como tú tienes cuentas por cobrar a clientes y te ha sido útil optar por una estrategia omnicanal (o multicanal) ofrece lo mismo a tus proveedores. De esa manera, ante cualquier discrepancia o incidencia podrán comunicarse eficazmente para resolverla a tiempo.
De esa manera sabrás cuánto dinero puedes y vas a destinar mensualmente a cada proveedor para evitar exceder el presupuesto de tu negocio. Esta medida no solo es eficaz para evitar sobre costos, sino también para identificar oportunidades de ahorro, ya que podrás detectar rápidamente dónde estás gastando más dinero.
La conciliación de proveedores es un proceso esencial que no solo garantiza la exactitud de las cuentas por pagar, sino que también fortalece las relaciones con los proveedores y mejora la salud financiera de la empresa. Implementa herramientas y estrategias eficaces para mejorar tus procesos.