Agencia de cobro de deudas: qué es y cómo funciona

Según una publicación de La República, para el año 2016 existían alrededor de 60 empresas de recobros de deudas en Colombia afiliadas a la Colcob (Asociación Colombiana de la Industria de Crédito, Recuperación y BPO). Estas también son conocidas como agencia de cobranzas o casa de cobranza y tienen bajo su cargo la administración y recuperación de créditos.

En ese sentido, una agencia de cobros en Colombia no solo tiene la responsabilidad de cobrar una deuda cuyo pago se encuentra retrasado; sino también de desarrollar y ejecutar estrategias de cobranza preventiva para evitar que la cartera entre en mora.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Qué hace una agencia de cobranza?
• ¿Cómo es el proceso de cobranza de las casas de cobros?
  
• ¿Quién corre con los gastos de las casas de cobranza?
• ¿Necesito una casa de cobranza o es mejor un software de cobranzas?

¿Qué hace una agencia de cobranza?

El servicio de recobro consiste en administrar las cuentas por cobrar y obtener el pago no es la única tarea de las casas de cobranza. También, como parte del servicio de cobro de deuda tienen a su cargo analizar la cartera para hacer pronósticos que faciliten la optimización de su trabajo. Muchas de estas casas de cobros emplean tecnología para facilitar su gestión de cuentas por cobrar. El uso de softwares de cobranza es el más usual, ya que incluso, aquellos que implementan inteligencia artificial facilitan el análisis predictivo de la cartera de clientes. 

Parte del servicio de cobro de deuda incluye también los contactos con clientes a través de diferentes canales, según el segmento. Algunas casas de cobranza se encargan además de realizar visitas domiciliarias a clientes morosos, aunque esto solo suele darse en etapas avanzadas, cuando otros intentos de contacto han fracasado. Después de todo, las carteras con más de 90 días de deuda vencida tienen entre un 1% y un 5% de probabilidades de ser saldadas. por lo que es crucial ejecutar estrategias más agresivas, sin llegar a ser hostigantes o ilegales.  

¿Cómo es el proceso de cobranza de las casas de cobros?

Hablando específicamente de las comunicaciones de cobranza, las casas de cobros deben notificar al cliente que están a cargo de su deuda. Además, en los mensajes o llamadas que se entablen con la cartera, se debe incluir información clave, entre estas el monto de la deuda, el tiempo de morosidad, así como dejar claro qué mecanismos puede seguir el cliente en caso quiera presentar una queja o reclamar. 

Por otro lado, el proceso de cobranza debe realizarse de acuerdo con la Ley colombiana. Específicamente con la ley 2300 conocida como “Ley dejen de fregar” en la que se establece el horario admitido, así como la periodicidad de las comunicaciones, entre otros aspectos. Para conocer más sobre esta ley de cobranza, lee nuestro artículo aquí →  https://www.moonflow.ai/es-co/blog/ley-dejen-de-fregar/  

Es importante, como parte de la gestión de cobranza de estas empresas, que tengan acceso a los datos actualizados del estado de pagos de los clientes. Para que de esa manera, cuando la deuda esté saldada no se cobre al cliente innecesariamente. La cobranza repetitiva de la cartera que está al día puede afectar la relación con la misma.

¿Quién corre con los gastos de las casas de cobranza?

Aunque la empresa contratante es la que acuerda y paga a la casa de cobranza, los costos suelen ser cargados a la cuenta de los clientes morosos. Esto, no obstante, solo es posible si previamente ha quedado establecido en el contrato de otorgamiento del crédito. Además, todo cobro por concepto de gastos de cobranza debe estar debidamente sustentado, así como ser razonable.

¿Necesito una casa de cobranza o es mejor un software de cobranzas?

Depende de las necesidades de cada empresa. Una casa de cobranza puede ser una opción viable si se requiere una gestión integral que incluya estrategias de recuperación, contacto directo con clientes y seguimiento personalizado de la cartera morosa. Sin embargo, para empresas que buscan optimizar recursos y mantener el control interno de sus cuentas por cobrar, un software de cobranza puede ser una alternativa más eficiente y económica.

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