El uso de la nota de cobro es recurrente en Chile. Este es un documento que sirve como recordatorio de pago, por tal motivo se emite después de la factura correspondiente a la compra o venta efectuada.
Por ejemplo, si una empresa emite una factura por la venta de pago diferido con un plazo de pago de 30 días y el cliente no paga en la fecha acordada, la empresa puede emitir una nota de cobro como un recordatorio para que el cliente salde la deuda pendiente.
¿Qué vas a encontrar en este texto?
Es un tipo de gestión de cobranzas, así como un documento, mediante el cual se indica al cliente que el plazo del pago de su deuda está vencido. Esta nota, generalmente se acompaña de una carta de cobranza.
La emisión de notas de cobro, ante una situación de morosidad es clave, porque de esa manera se mantiene una comunicación formal con el deudor. Esta, a su vez , sirve como evidencia, en caso de ir a vías legales, de la reclamación del monto adeudado.
Aunque es común que las notas de cobro se empleen cuando se detecta el atraso en el pago, también se pueden usar notas de cobro como recordatorio preventivo.
Además, una empresa puede mandar más de una nota de cobro al cliente. Lo usual es enviar al menos tres notas de cobro antes de iniciar un proceso legal de cobranza, aunque el número puede variar según las políticas de crédito y cobranzas de cada organización.
No, aunque pueden tener la misma información que una factura las notas de cobro no son documentos tributarios, puesto que no representan una venta. Por lo tanto, no se registran en el Libro de Ventas y Servicios ni en los Registros Tributarios del contribuyente. Tampoco generan el impacto de una factura en términos de impuestos.
Es necesario contar con información completa y actualizada del deudor para emitir una nota de cobro válida en Chile. Para acelerar este proceso y evitar errores, un software de gestión de cuentas por cobrar suele ser eficiente, ya que se tiene información actualizada de la deuda y los datos completos de la cartera.
Con esto se puede incluir no solo la información personal del deudor, sino también el monto total adeudado, en mora. Asimismo, es necesario incluir en la nota de cobro los medios de pago que están disponibles para el cliente. Y, por otra parte, recordarle al cliente las consecuencias de persistir en la morosidad.
Ahora que sabes cómo hacer una nota de cobro en Chile, aquí te dejamos el formato. Reemplaza la información y podrás usarlo con tus clientes:
[Nombre de la empresa o persona]
RUT: [Número de RUT]
Dirección: [Dirección completa]
Teléfono: [Número de teléfono]
Correo electrónico: [Correo electrónico]
NOTA DE COBRO N° [Número de la nota]
Fecha: [Fecha de emisión]
De: [Nombre de quien emite la nota de cobro]
A: [Nombre del destinatario]
Motivo del cobro: [Descripción breve del motivo del cobro: ejemplo: pago por servicios prestados, venta de productos, etc.]
Por la presente, se procede a realizar el cobro correspondiente por los siguientes conceptos:
| Descripción | Monto |
| [Detalle de la venta o servicio] | [Monto] |
| [Otros conceptos, si corresponde] | [Monto] |
Total a pagar: $[Monto total]
Plazo de pago: [Indicar fecha límite de pago]
Forma de pago: [Transferencia bancaria, efectivo, cheque, etc.]
Agradecemos efectuar el pago dentro del plazo indicado para evitar intereses o cargos adicionales. En caso de dudas o consultas, puede contactarnos al teléfono [Número de teléfono] o al correo electrónico [Correo electrónico].
Atentamente,
[Firma]
[Nombre de quien emite la nota]
Cargo
[Nombre de la empresa]
El uso de notas de cobro es una práctica esencial para mantener un flujo de caja saludable y evitar que las cuentas por cobrar se acumulen. Sin embargo, gestionar manualmente múltiples notas de cobro, hacer seguimiento de los pagos pendientes y mantener una comunicación constante con los deudores puede resultar abrumador y propenso a errores. Es aquí donde un software de cobranzas puede marcar la diferencia. Con él, optimizarás tiempo y recursos, además de tener toda la información actualizada a la disponible para gestionar las cobranzas de manera eficiente, asegurando un seguimiento oportuno y una mejor trazabilidad de las comunicaciones. ¡Confía en Moonflow!