Guía para crear un informe de cobranza efectivo

¿Qué es un informe de cobranza? El reporte de cobranza es un documento en el cual se detalla información sobre la gestión de cobranza. Los elementos que conforman este archivo van a depender de los indicadores o KPI de cobranzas que cada empresa haya trazado. Así, un modelo de informe de cobranza tradicional podría comprender datos como el total de cuentas por cobrar, los montos cobrados, vencidos, los pendientes de cobro, la situación de la cartera, e incluso proyecciones de cobranza. 

En esta publicación de Moonflow te contamos más sobre este documento y te ofrecemos un ejemplo de reporte de cobranza. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Por qué es importante el informe de cobranza?
• Consejos y pasos para crear un reporte de cobranza
  
  • 1. Identifica y recopila la información necesaria
  • 2. Organiza los datos
  • 3. Realiza tus observaciones
• Ejemplo de reporte de cobranza
  • Título: Reporte de Cobranza
  • 1. Resumen ejecutivo
  • 2. Detalle de cuentas por cobrar
  • 3. Proyecciones de cobranza
  • 4. Observaciones

¿Por qué es importante el informe de cobranza?

Un reporte de cobranza es una herramienta clave en la gestión financiera de las empresas, gracias a la cual podemos monitorear y analizar las cuentas por cobrar. Este nos proporciona una visión detallada de las deudas pendientes, permitiendo clasificar a los clientes según diferentes factores. Por otro lado, también facilita el seguimiento de las gestiones realizadas.

Es importante hacerlos porque al revisarlos facilitan la toma de decisiones. Por otra parte, permiten la identificación de cuentas que requieren mayor atención y ayudan a identificar patrones en el comportamiento de pago de los clientes, lo que permite adaptar las estrategias.

Consejos y pasos para crear un reporte de cobranza

La generación de reportes de cobranza, con métodos tradicionales (como el manejo de la información en hojas de Excel) podría tomar días o hasta semanas; sin embargo, actualmente la digitalización de las cobranzas facilita este proceso. Y es que hoy en día podemos usar software de cobros como Moonflow que facilitan el acceso a data para la elaboración de reportes en pocos minutos.

Los siguientes consejos te ayudarán a elaborar reportes de cobranza de deudas claro y eficientes:

1. Identifica y recopila la información necesaria

Esta comprende datos como las cuentas por cobrar, los pagos que fueron concretados, aquellos que están pendiente de cobro y los que han caído en mora. Así como también el reporte de las incidencias que se hayan podido presentar. Por ejemplo, la comunicación de clientes que han solicitado un nuevo acuerdo de pago, refinanciamiento, etc.

2. Organiza los datos

Este proceso consiste en la clasificación de la información de tal manera que no solo sea fácil de comprender, sino también de analizar y procesar.  Aquí también juegan un papel clave las herramientas de cobranza de deudas, ya que proporcionan información la información debidamente organizada, lo que ahorra tiempo y recursos. Estas soluciones tecnológicas también tienen la facilidad de brindar dicha data en forma de gráficos o tablas que faciliten su lectura e interpretación. 

3. Realiza tus observaciones

Como supervisor de cobranza o gerente a cargo de realizar el reporte, es necesario que la presentación del reporte no se reduzca a compartir gráficos e información sin desglosar. Tu labor involucra analizar los indicadores para identificar tendencias, amenazas u oportunidades, así como plantear recomendaciones o mejoras que ayuden en la gestión y tasas de recuperación.

Con todos los pasos anteriores puedes presentar el reporte ante las personas de la organización correspondientes.

Ejemplo de reporte de cobranza

Un informe de cobranza puede variar según los estándares de cada organización, pero generalmente sigue un formato básico que incluye los siguientes apartados:

Título: Reporte de Cobranza

Fecha: [Fecha de emisión del reporte]

Elaborado por: [Nombre del responsable de la cobranza]

1. Resumen ejecutivo

En este apartado se presenta una visión general del estado de las cobranzas, destacando la cantidad total pendiente, el porcentaje de cobros realizados y el estado general de las cuentas por cobrar.

Aquí un ejemplo:

En el mes de noviembre, el total de las cuentas por cobrar es de $15,000, distribuidas entre 8 clientes. De estos, 4 cuentas están vencidas y en proceso de cobranza. Se han realizado 3 acciones de cobranza exitosas y se prevé la recuperación de $9,500 en los próximos 7 días, lo que representa un 63% de la deuda total pendiente.

2. Detalle de cuentas por cobrar

Este apartado suele incluir una tabla que detalla el estado de la cuenta de cada cliente, el monto pendiente, la fecha de vencimiento, los días de mora, el responsable del cobro y las acciones realizadas. También se pueden incluir las acciones futuras planificadas. Este punto puede presentarse en una sección separada si se desea mayor claridad.

3. Proyecciones de cobranza

En este apartado se establece el monto estimado a cobrar en el próximo período y se describen las acciones a tomar para lograr la recuperación de dichas cantidades. Esto ayuda a planificar las gestiones de cobranza a corto plazo.

Aquí un ejemplo:

• Monto estimado por cobrar en los próximos 7 días: $9,500 (incluye 4 cuentas en gestión activa).
• Acciones planificadas:
  • Llamar a los clientes con cuentas vencidas para confirmar la intención de pago.
  • Enviar correos electrónicos de seguimiento para aquellos clientes que aún no respondieron.
  • Agendar una visita a los clientes que presentan dificultades para realizar el pago.
    

4. Observaciones

Aquí se pueden incluir comentarios adicionales sobre el estado de las cobranzas, tales como acuerdos especiales, dificultades con clientes o cualquier situación relevante que pueda afectar la cobranza.