¿Qué es el flujo de cobranza? Se refiere al proceso mediante el cual la empresa gestiona su recuperación de deudas. En ese sentido, comprende cada una de las etapas involucradas en la gestión de cuentas por cobrar, desde la emisión de la factura hasta el seguimiento de los pagos pendientes. El uso de tecnología como un software de cobranza contribuye significativamente a optimizar este flujo al automatizar tareas rutinarias, facilitar la comunicación con los clientes y proporcionar análisis en tiempo real sobre el estado de las cuentas.
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Un mal manejo del flujo de cobros puede repercutir en los indicadores de cobranza. Y es que, por ejemplo, si las facturas no se envían a tiempo, esto puede ocasionar que la empresa tarde más en recuperar el pago de sus deudas y por ende tener además un flujo de caja más lento.
Por otro lado, errores en el flujo de caja también pueden provocar que un KPI de cobranza como la tasa de morosidad aumente. Asimismo, dificultades en la segmentación de clientes porque no se puede identificar con claridad aquellos de mayor riesgo, etc.
Si bien los errores que pueden afectar negativamente el flujo de cobranza, también hay estrategias de flujo de cobranza que ayudan a mejorarlo, estas son algunas de ellas:
Muchos de los problemas en el flujo de cobranza se dan por errores humanos en tareas rutinarias. Por ejemplo, el envío de una factura, recordatorio de pago, la actualización del estado de cobro, etc. Si automatizas el flujo de tu cobranza mediante la implementación de un software de cuentas por cobrar, notarás que muchos procesos rutinarios se optimizan y el recaudo mejora.
Para mejorar el flujo de cobros, también es necesario que diseñes y respetes el flujograma de cobros. Para su desarrollo, podrías contemplar inicialmente dividir el proceso en etapas. La siguiente puede serte de ayuda:
Las políticas de cobranza no son un simple documento más de tu organización. Fueron hechas precisamente para contribuir a que el flujo de cobranza sea óptimo para la empresa. Asegúrate de cumplir con lo establecido en este archivo, por ejemplo: las fechas de envío de facturas y recordatorios, las sanciones que aplican ante la morosidad, las formas de contactar a un cliente según el nivel de morosidad presentado, etc.
En algunos casos, los retrasos en la cobranza se deben a problemas de comunicación, ya sea con los clientes o entre los clientes y la empresa. Por ejemplo, si un cliente está inconforme con su factura y no tiene forma de comunicarse con la organización para plantear su reclamo, esto puede ocasionar una mora.
Para evitar que esto suceda, implementar una estrategia omnicanal de cobranza es una solución efectiva. Esto implica utilizar diferentes canales de comunicación (previamente evaluados) para establecer una comunicación bidireccional con tus clientes. Además, estas comunicaciones deben estar integradas. Es decir, si un cliente inicia una conversación por el chat de tu web y la continúa por WhatsApp, la información de este último medio debe seguir el hilo de la anterior.
Con estos consejos podrías optimizar tu flujo de cobranzas y ver favorecido tu recaudo. No olvides medir tus indicadores para detectar anomalías en el comportamiento de tus clientes o en recuperación de deudas, a tiempo.