Guía para elegir el sistema de cobranza ideal para tu empresa

¿Qué es un sistema de cobranza? También denominado software de cobranzas o programa de cobranza, es un programa informático que facilita la gestión de las cuentas por cobrar.

Debido a la digitalización y transformación digital que están viviendo diferentes industrias, cada vez más empresas optan por software de gestión de cobranzas para manejar sus carteras. Y es que, de ese modo, tienen toda la información de sus cuentas por cobrar centralizada y actualizada. 

Los software de gestión de cobranzas en Argentina, son aquellos que permiten la automatización de tareas e integran inteligencia artificial. Esto ocasiona que los gestores de cobranza humanos se encarguen de tareas más estratégicas, mientras que el sistema de cobranza se centra en actividades rutinarias (envío de facturas y recordatorios, actualización del estado de pagos, etc.). Además, la IA integrada permite optimizar el proceso al realizar análisis predictivo del comportamiento de los clientes o facilitar la generación de informes de cobranzas. 

Debido a lo útil que pueden ser estos programas, elegir un sistema de cobranza no debe tomarse a la ligera. En esta publicación, compartimos algunos consejos para ayudarte a elegir el sistema de gestión de cobranza que necesitas y realmente impacte en tus operaciones. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• 1. Que sea un software de cobranzas automatizado
• 2. Que integre inteligencia artificial 
• 3. Que pueda adaptarse a la normativa local
• 4. Que permita integrar estrategias omnicanales 
• 5. Que facilite el acceso a KPIs actualizados a demanda
• 6. Que pueda integrarse con otros softwares empresariales
• 7. Que pueda adaptarse a tus necesidades

1. Que sea un software de cobranzas automatizado

El objetivo de un sistema de cobranza es optimizar la gestión financiera de la empresa. Para lograrlo, es fundamental que permita automatizar tareas repetitivas y operativas, aquellas que no requieren la intervención directa del equipo de cobranzas.

Un software automatizado de cobranzas facilita que los gestores de cobranza dediquen su tiempo a funciones estratégicas, como negociar con clientes morosos, diseñar planes de pago efectivos o implementar incentivos para quienes cancelan antes de la fecha límite.

Además, la automatización minimiza errores en los procesos, asegurando un mejor control sobre los pagos y reduciendo el riesgo de inconsistencias en la información financiera.

2. Que integre inteligencia artificial

La inteligencia artificial (IA) está transformando la gestión de cobranzas al hacerla más eficiente y estratégica. Sin embargo, en Argentina, son pocos los sistemas de cobranza que incorporan esta tecnología. Aquellos que sí lo hacen ofrecen una ventaja competitiva significativa, ya que permiten analizar patrones de pago, predecir comportamientos de clientes y optimizar los momentos y canales de contacto.

Gracias a la IA, el software puede identificar tendencias en la base de datos, ajustar estrategias de cobro de manera automatizada y mejorar la recuperación de deudas sin aumentar la carga operativa del equipo.

3. Que pueda adaptarse a la normativa local

Las leyes de cobranza son diferentes en cada país. Y este es un factor que se debe considerar al elegir el mejor software de cobranzas para tu negocio. Si no es un software de cobranzas argentino (desarrollado en el país), debe considerar su adaptabilidad a la normativa vigente aquí. De esa manera te asegurás que cumpla con las regulaciones exigibles.  

En Argentina, el software de cobranzas debería cumplir al menos con las regulaciones de la Ley 6171 de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, que establece un marco legal para la actividad de los agentes de cobranza extrajudicial. Esta normativa protege los derechos de los deudores y regula las prácticas de cobranza, exigiendo transparencia en la información proporcionada, prohibiendo métodos de cobro abusivos y estableciendo lineamientos claros sobre la comunicación con los deudores.

4. Que permita integrar estrategias omnicanales

Muchos softwares de cobranza ofrecen multicanalidad, lo que significa que permiten contactar a los clientes a través de diferentes medios, como WhatsApp, SMS, llamadas o correos electrónicos. Sin embargo, la omnicanalidad va un paso más allá, ya que no solo ofrece múltiples canales de comunicación, sino que los integra de manera efectiva.

Un software con enfoque omnicanal garantiza que todas las interacciones con el cliente queden registradas en un solo sistema, manteniendo el historial de conversaciones sin importar el canal utilizado. Esto permite ofrecer una experiencia más fluida y personalizada, optimizando la gestión de cobranzas y mejorando la tasa de recuperación de pagos.

5. Que facilite el acceso a KPIs actualizados a demanda

Uno de los principales beneficios de un software de cobranza es la optimización de procesos, y esto incluye el acceso inmediato a indicadores clave de rendimiento (KPIs). Contar con datos actualizados permite a los equipos de cobranza enfocarse en la gestión efectiva de los pagos, sin perder tiempo en la recopilación manual de información o la elaboración de reportes.

Los sistemas de cobranza que integran inteligencia artificial actualizan los KPIs e informes en tiempo real, brindando a supervisores y gerentes acceso inmediato a información clave. Esto les permite analizar tendencias, medir el desempeño y tomar decisiones estratégicas de manera ágil y basada en datos.

6. Que pueda integrarse con otros softwares empresariales

Un aspecto clave en la elección de un sistema de cobranza es su capacidad de integración con otras herramientas empresariales. Un software aislado puede generar duplicación de datos y pérdida de información valiosa. En cambio, una plataforma que se conecte con ERPs, softwares contables, de gestión financiera y cuentas por pagar permite una visión unificada de las finanzas de la empresa.

Esta integración facilita una gestión más eficiente, evitando errores manuales y asegurando que todas las áreas trabajen con una única fuente de información actualizada y confiable.

7. Que pueda adaptarse a tus necesidades

Un buen sistema de cobranzas debe ajustarse a las necesidades específicas de tu empresa, no al revés. La flexibilidad en la contratación de funcionalidades y paquetes permite optimizar costos, asegurando que solo pagues por lo que realmente necesitas y que el sistema se adapte a la cantidad de cuentas que gestionas.

Además de la adaptabilidad, es clave considerar la escalabilidad. A medida que tu empresa crezca y aumente la cantidad de cuentas por cobrar, el software debe ofrecer opciones para ampliar sus capacidades sin necesidad de cambiar de proveedor. Esto garantiza una solución a largo plazo que evoluciona junto con tu negocio.

Elegir el sistema de cobranza adecuado es clave para optimizar la gestión de cuentas por cobrar y mejorar la eficiencia de tu empresa. Moonflow cumple con todas estas características y más, ofreciendo una solución moderna, automatizada e integrada con inteligencia artificial para maximizar la recuperación de pagos. ¡Conoce nuestro producto!