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Artículo por: Moonflow
En la era digital actual, la comunicación entre empresas y clientes ha experimentado una transformación notable. Una de las herramientas que ha ganado gran relevancia en el ámbito de las gestiones de cobranza es WhatsApp. Esta aplicación, que ha desplazado en muchos casos a los tradicionales SMS, se ha convertido en el medio favorito de muchos gestores de cobranza para contactar a los clientes y recordarles sus compromisos financieros. ¿Cuál es la razón de este auge? ¿Qué aspectos debemos considerar al enviar mensajes de cobranza por esta plataforma? A continuación, te presentamos algunos consejos clave para aprovechar al máximo WhatsApp en tus procesos de cobranza.
¿Qué debes tener en cuenta para enviar mensajes de cobranza por WhatsApp?
Al utilizar WhatsApp como herramienta de cobranza, es esencial tener presente algunas consideraciones legales y éticas. En primer lugar, es importante recordar que, si bien es legal utilizar WhatsApp para cobrar deudas, se deben seguir ciertas pautas para evitar prácticas abusivas. Por ejemplo, está prohibido escribir a los contactos de familiares, amigos o compañeros laborales del deudor. Además, es crucial respetar los horarios establecidos legalmente para el envío de mensajes de cobranza, evitando así cualquier inconveniente legal.
Consejos para enviar mensajes de cobranza efectivos por WhatsApp
Si te has decidido por incluir WhatsApp para tus comunicaciones de cobranza; aquí algunos consejos clave:
Evita el lenguaje intimidatorio
En tus mensajes de cobranza por WhatsApp, es fundamental mantener un tono profesional y evitar frases que puedan ser interpretadas como intimidatorias. Frases como "te voy a embargar" o exigir pagos en plazos poco razonables pueden ser contraproducentes.
Incluye información clara y concisa
Al redactar tus mensajes, asegúrate de incluir la identificación del acreedor (nombre completo o razón social, número de RUC o DNI), identificación del deudor (nombre completo, número de DNI), monto total de la deuda (incluyendo intereses y moras si aplica), fecha límite de pago y la información de contacto del acreedor (número de teléfono, correo electrónico).
Personaliza los mensajes según el caso
Cada cliente y situación de deuda puede ser diferente, por lo que es recomendable personalizar los mensajes en la medida de lo posible. Esto puede incluir el monto exacto adeudado, detalles específicos de la factura o cualquier información relevante que facilite el entendimiento por parte del cliente.
Ofrece opciones de pago claras
Facilita al deudor las opciones para realizar el pago. Puedes incluir enlaces directos a plataformas de pago en línea, instrucciones claras sobre cómo realizar transferencias bancarias o incluso ofrecer la posibilidad de pagos en cuotas, si es aplicable.
Mantén un registro y seguimiento
Es crucial llevar un registro ordenado de todas las comunicaciones por WhatsApp. Esto no solo te ayudará a recordar los acuerdos o compromisos de pago, sino que también servirá como respaldo en caso de alguna disputa futura. Puedes ayudarte con un software de cuentas por cobrar.
¿Cómo un software de cobranza puede ayudarte con tus comunicaciones vía WhatsApp?
Un software de cobranza puede potenciar tus comunicaciones vía WhatsApp al integrarse con la plataforma. Esto permite enviar mensajes automatizados en momentos clave, como recordatorios de vencimientos o notificaciones de pagos pendientes. Además, facilita un historial completo de las conversaciones con cada cliente, lo que ayuda a comprender el contexto y ofrecer un servicio más personalizado.
Por otra parte, también, permite adjuntar facturas vencidas o acuerdos de pago directamente desde el software, agilizando el proceso. Finalmente, con los datos del software, es posible personalizar mensajes, analizar el rendimiento de las campañas y generar informes para mejorar estrategias de cobranza.
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