Importancia del departamento de cobros en las finanzas de tu negocio

Cuando un negocio opta por ofrecer ventas a través de créditos (ya sean productos o servicios), resulta esencial establecer tanto un departamento de evaluación crediticia como un sector de recuperación de pagos. ¿Pero cuál es la razón subyacente? En el primer escenario, el departamento de evaluación crediticia tendrá la responsabilidad de examinar la historia financiera de los clientes para determinar si se les aprueba o no el crédito solicitado. Por otro lado, el área de recuperación de pagos se encargará de rastrear los abonos realizados por esos clientes, asegurándose de su cumplimiento puntual, o implementando acciones correctivas en situaciones de retraso en los pagos.

Dado que el departamento de crédito y recuperación están intrínsecamente vinculados, en muchas ocasiones las compañías eligen fusionarlos en una única entidad. No obstante, es crucial destacar que sus roles, así como las herramientas que utilizan, presentan diferencias claras.

En este artículo, deseamos explicarte las razones detrás de la conveniencia de tener un área de cobranzas independiente del departamento de crédito. Asimismo, queremos resaltar la importancia de destinar recursos de tu empresa para una implementación efectiva de tu unidad de administración de cobros.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

Función de la división de cobros en una organización

El papel central del departamento de cobranza

Consecuencias de una deficiente administración de recuperaciones

Mejoras posibles en la administración de cobros empresariales

Utilizar enfoques anticipativos para el recobro de deudas

Desarrollar una estrategia de recuperación cuidadosamente elaborada

Función de la división de cobros en una organización

Primero  es esencial destacar las responsabilidades que lleva a cabo un departamento de recuperación de pagos en una empresa, de modo que puedas discernir las diferencias entre sus tareas y las de un departamento de crédito.

El papel central del departamento de cobranza

La creación de un sector de recuperación de pagos busca centralizar la tarea de recobrar las deudas pendientes y supervisar su evolución. En pos de este propósito, los encargados de gestionar estos cobros (quienes integran este equipo en una compañía) deben tener la capacidad de analizar la cartera y elaborar planes y mecanismos que faciliten la recuperación de las cuentas pendientes.

Además, corresponde al área de recuperación de pagos llevar a cabo un seguimiento meticuloso y preciso de estas cuentas, con el objetivo de detectar oportunamente aquellas que podrían requerir acciones legales para recuperar los fondos adeudados.

En los casos en que una cuenta se considere incobrable, son los administradores de cobros quienes asumen la responsabilidad de notificar a las agencias de información crediticia acerca de esta morosidad. De esta manera, otras empresas que otorgan créditos pueden reconocer con rapidez este perfil de cliente cuando soliciten financiamiento.

Consecuencias de una deficiente administración de recuperaciones

Como se ha explicado, el propósito de un departamento de administración de cobros radica en garantizar que la empresa logre recuperar sus cuentas pendientes, lo que asegurará la liquidez necesaria para cumplir con sus obligaciones, mantener sus operaciones y expandirse.

En este contexto, una gestión inadecuada de las cuentas por cobrar podría desencadenar serias dificultades financieras para la empresa, incluyendo: Insuficiencia de fondos líquidos, lo que afectaría la capacidad de adquirir materiales o cumplir con los pagos a proveedores y empleados. Surgimiento de préstamos no planificados que resulten complicados de reembolsar posteriormente. Pérdida de competitividad debido a la necesidad de incrementar los precios de productos o servicios.

Mejoras posibles en la administración de cobros empresariales

En caso de que ya dispongas de un departamento de recuperación de pagos, una acción recomendable sería adoptar enfoques efectivos en la administración de recobros, como los ejemplos que se presentan a continuación:

Utilizar enfoques anticipativos para el recobro de deudas

Este enfoque implica menores gastos en comparación con la recuperación después de que el cliente ha incurrido en incumplimiento. Además, se ha comprobado su alta eficiencia en la disminución de la morosidad por parte de los clientes. Algunas estrategias de prevención de cobranza son las siguientes:

1. Educar al cliente para que sepa qué implica la adquisición de un crédito y qué puede pasar si no se cumple con el contrato de crédito.

2. Acordar fechas de pago que sean beneficiosas tanto para tu empresa como para tus clientes.

3. Tener un buen servicio de atención al cliente para poder escuchar sus dudas o situación antes de que caiga en morosidad.

4. Utilizar el refuerzo positivo (incentivos, por ejemplo) para motivar el pago adelantado de las cuotas.

Desarrollar una estrategia de recuperación cuidadosamente elaborada

Que no solo incluya una política de cobranzas, sino también implique la capacitación de los empleados que formen parte de este equipo (en el caso se opte por implementar el área en la empresa y no tercerizar el servicio).

Si se cuenta con un área de cobranzas propia, también es necesario diseñar incentivos para motivar a que el trabajo de dicha área sea óptimo o mejore. Asimismo, resulta conveniente implementar un software de cobranza que ayude al equipo a tener un mejor manejo y control de la información; dicho sistema de cobranza también es útil para conocer en tiempo real el estado de las cobranzas y levantar informes con datos precisos.

¿Qué te ha parecido esta información? ¡Es importante contar con un área de cobranzas capacitada en tu negocio si empiezas a brindar servicios o productos a crédito! Además, resulta sumamente útil integrar un software para gestión de cobranzas para mejorar la tasa de recuperación de deudas, y concentrar la energía de tus gestores de cobranza en procesos que demanden más de sus conocimientos. ¿Necesitas una solución tecnológica para automatizar tus cobranzas? ¡Conoce Moonflow el mejor software de cobranzas del mercado.