¿De qué manera mejorar tus políticas de recuperación de pagos?

En toda empresa, las políticas de cobranza juegan un rol fundamental al ser una fuente de ingresos esencial para la organización. Estas estrategias proporcionan los recursos necesarios para cubrir los gastos mensuales y asegurar el funcionamiento adecuado de la empresa.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

Consejos para redactar tus políticas de cobranza

1. Define cada término claramente

2. Determina el momento en el que se origina una cuenta por cobrar

3. Definir tu proceso de facturación

Determinar la periodicidad de las auditorías de las cuentas vencidas. 

5. Define la cuenta vencida. 

Consejos para optimizar las políticas de cobranza empresarial

1. Automatizar el envío de facturas y recordatorios de pago.

2.Simplifica el proceso de pago de las deudas

3. Mantén un seguimiento de las cuentas con pagos pendientes

Dado que las cuentas por cobrar representan un activo significativo, es crucial establecer políticas de cobranza claras y comprensibles tanto para los encargados de la cobranza como para los deudores. Para lograrlo, un primer consejo que te sugerimos desde Moonflow es definir claramente los términos utilizados en la política, como "cobros" y "cancelar". En esta publicación, proporcionaremos información sobre cómo crear una política de cobranza efectiva y cómo mejorar una existente.

Consejos para escribir tus políticas de cobranza 

A continuación, encontrarás los pasos necesarios para redactar la política de cobranza de tu empresa:

1. Define cada término claramente

Empieza por establecer y clarificar los términos clave que se utilizarán en tus políticas, tal como se mencionaron anteriormente. Esto garantizará que no haya confusiones por parte de tus agentes de cobranza.

2.Determina el momento en el que se origina una cuenta por cobrar

Esto generará conciencia en el deudor acerca de su deuda con tu empresa, por lo tanto, es importante establecer los plazos de pago y comenzar las acciones de cobranza para obtener el pago correspondiente.

3. Definir tu proceso de facturación

En el proceso de facturación, es necesario establecer claramente cómo los clientes pueden acceder y revisar sus cuentas, así como obtener sus facturas. Esto puede incluir detalles sobre los métodos de entrega de facturas (por correo electrónico, portal en línea, etc.), la frecuencia de emisión de facturas y los pasos que deben seguir los clientes para acceder a sus cuentas y obtener copias de sus facturas. La transparencia y la facilidad de acceso a la información ayudarán a mejorar la experiencia del cliente y agilizarán el proceso de cobranza.

4. Determinar la periodicidad de las auditorías de las cuentas vencidas

Es recomendable llevar a cabo una revisión anual de las cuentas por cobrar para garantizar su correcto estado. Además, es importante programar fechas mensuales específicas para realizar revisiones periódicas del estado de las cuentas por cobrar. Esto asegurará un seguimiento regular y oportuno de los saldos pendientes y permitirá tomar medidas adecuadas en caso de cuentas vencidas o retrasos en los pagos.

5. Define la cuenta vencida

En esta sección, se establece el plazo necesario para considerar una cuenta como vencida, al mismo tiempo que se definen los criterios para la cancelación de una deuda vencida.

Consejos para optimizar las políticas de cobranza empresarial

Si tu política de crédito y cobranza carece de los elementos mencionados anteriormente, te recomendamos que realices una revisión exhaustiva para poder mejorarla. Recuerda que contar con una política clara facilitará el aumento de la tasa de éxito en tus cobranzas.

Además, también puedes implementar estrategias y herramientas que te ayuden a mejorar los indicadores de cobranza. Por ejemplo:

1.Automatizar el envío de facturas y recordatorios de pago

De esta manera, los clientes recibirán información sobre la fecha de vencimiento del pago para que puedan realizarlo puntualmente. Esta tarea no requiere la intervención directa de los gestores de cobranza, ya que en la actualidad existen herramientas, como los software para cobranza, que pueden automatizar este proceso.

Lo recomendable es configurar el envío de estos mensajes con antelación, como parte de una estrategia de cobranza preventiva, así como después de la fecha de vencimiento. En tus políticas de cobranza, establece los plazos de envío de todas las comunicaciones de acuerdo al segmento de cliente.

2. Simplifica el proceso de pago de las deudas

Aunque el envío de mensajes automáticos es de mucha ayuda para mejorar la tasa de recuperación de las cuentas por cobrar; es importante también que en los mensajes que enviemos a nuestros clientes facilitemos información sobre el medio de pago aceptado por nuestra compañía. Lo ideal es que este pago se pueda hacer online; debido a la rapidez, sin embargo, es importante ofrecer diferentes alternativas para que puedan elegir la que mejor se ajuste a sus necesidades. 

3. Mantén un seguimiento de las cuentas con pagos pendientes

Finalmente, te ofrecemos otro consejo: es importante que supervises las cuentas clasificadas como "de pago lento", ya que requieren un enfoque diferente a aquellas que tienen un plazo de pago más corto. Identificar a tiempo a estos clientes puede resultar complicado si la gestión de cobranza se realiza manualmente en papel. Por ello, te recomendamos que implementes un sistema de cobranza en línea que te permita segmentar el estado de tu cartera. De esta manera, con un simple clic podrás identificar fácilmente a los clientes con cuentas de pago lento, según la definición establecida en tus políticas de cobranza.

¿Qué te han parecido estos consejos para mejorar tus políticas de cobranza? Te invitamos a que optimices tus procesos de cobranza y aumentes la tasa de recuperación de tu cartera utilizando Moonflow. Obtén más información sobre nuestra plataforma aquí.