Consejos para mejorar tus indicadores de cobranza

Los indicadores de recuperación de pagos son herramientas utilizadas para evaluar y supervisar el rendimiento del proceso de cobro en una empresa. Estas métricas proporcionan datos numéricos sobre la eficacia y eficiencia de las actividades de cobro, y contribuyen a medir el logro en la recuperación de los pagos pendientes.

Existen diversos parámetros relacionados con la facturación y recuperación de pagos. Por ejemplo, se encuentran el tiempo promedio de cobro, el estado de la cobranza, el porcentaje de deuda vencida, el comportamiento de pago de los clientes, y el porcentaje de gestión de clientes, entre otros.

Es fundamental tener conocimiento del estado de los indicadores de cobranza para evaluar el desempeño de nuestra organización. De esta manera, podemos desarrollar estrategias orientadas a mejorar el rendimiento de áreas específicas dentro del proceso de cobranza.

En esta publicación, te brindamos algunos consejos útiles para potenciar tus indicadores de cobranza.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

1. Segmenta tu cartera

2. Limpia tu base de datos

3. Automatiza tu proceso de cobranzas

4. Ten un guion para comunicarte con tus clientes

5. Ten disponible la información de tus clientes

1. Segmenta tu cartera

¿Has agrupado a todos tus clientes en una única lista? Este enfoque puede ser perjudicial para tus indicadores de cobranza, ya que al no segmentar, no estás desarrollando una estrategia específica basada en el perfil de cada grupo de deudores. Es importante recordar que no es lo mismo cobrarle a un cliente que se ha retrasado apenas unos días en el pago, que a otro que lleva meses sin pagar, o incluso a alguien que no ha respondido a ninguno de tus intentos de comunicación.

Existen diversos criterios que puedes utilizar para segmentar tu cartera de clientes. Por ejemplo, puedes dividirlos en función del monto total de su deuda, su antigüedad como cliente o la antigüedad de la deuda, el tipo de producto que adquirieron, entre otros.

Una vez que hayas realizado la segmentación de clientes, podrás diseñar estrategias de cobranza específicas para cada perfil identificado. Esto te permitirá abordar de manera adecuada las necesidades y características particulares de cada grupo.

2. Limpia tu base de datos

Es esencial garantizar la actualización y precisión de tu base de datos para mejorar tus indicadores de cobranza. Realizar una depuración de la base de datos te permitirá identificar y corregir datos desactualizados, incorrectos o incompletos. Esto implica verificar los números de teléfono, direcciones de correo electrónico y otra información de contacto relevante.

La depuración de la base de datos puede llevarse a cabo mediante diferentes métodos, incluyendo el uso de software especializado en la gestión de bases de datos. Muchos programas de gestión de cobranzas ofrecen esta funcionalidad, lo que te brinda una solución integral con múltiples capacidades a un costo similar.

3. Automatiza tu proceso de cobranza

Con el objetivo de mejorar la efectividad de tus actividades de cobranza, resulta fundamental evitar que tus gestores de cobro se vean ocupados con tareas monótonas o sencillas. De esta manera, podrán concentrarse en labores más complejas que contribuyan a asegurar el cobro exitoso.

Una manera de reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas que no requieran toma de decisiones o contacto directo con los clientes es mediante la implementación de la automatización de procesos. Esta medida permite agilizar y optimizar las actividades de cobranza al utilizar sistemas automatizados que se encargan de las tareas más rutinarias, liberando a los gestores para que se enfoquen en actividades más estratégicas y relevantes.

Generalmente, se sugiere la automatización de las etapas iniciales de la gestión de cobranzas, pero con el uso de un software especializado también es posible automatizar etapas más avanzadas. Algunos aspectos fundamentales de la cobranza que pueden beneficiarse de la automatización son:

• Las comunicaciones con tus clientes, a través de e-mails inteligentes o notificaciones que alerten a los gestores de cobranza que es momento de realizar una llamada de seguimiento. 
• El filtro de clientes a gestionar según necesidades específicas, por ejemplo: el monto de la deuda, el tiempo de mora, etc. 
• Las métricas de cobranza a través de tableros, reportes que usen la información suministrada al software de cobranza. Esto permite que sea más simple realizar análisis, diagnósticos e identificar problemas en la gestión de cobranza. 

4. Ten un guion para comunicarte con tus clientes

Los representantes de cobranza deben estar capacitados para enfrentar diversas situaciones y respuestas que puedan surgir al contactar a los clientes de la cartera. Una forma de ayudar a que los agentes realicen un trabajo eficiente es mediante la creación de guiones de cobranza.

En cuanto al diseño de estos diálogos, es importante que, si bien se puede contar con un guion inicial, este tenga la flexibilidad de ser modificado en función de las interacciones que se tengan con los clientes. Esto permitirá mejorar la efectividad de los cobros a medida que se adquiere experiencia y se ajusta el enfoque de acuerdo a cada caso específico.

5. Ten disponible la información de tus clientes

Es esencial contar con toda la información relevante de tus clientes para mejorar los indicadores de cobranza. Esto implica no solo tener acceso a sus nombres y datos de contacto, sino también a información sobre el historial de comunicaciones y compromisos de pago. Para lograrlo, es recomendable contar con una única base de datos que pueda ser compartida por todos los actores involucrados, como los gestores de cobranza, asegurando así su actualización constante.

Estas son algunas estrategias que te ayudarán a mejorar los indicadores de tu cartera de cobranzas. Te recomendamos utilizar un software de gestión de cobranzas que contribuya a mejorar la eficiencia de este proceso. En este sentido, puedes confiar en Moonflow para optimizar tus actividades de cobranza.