Importancia del área de cobranza en las finanzas de tu negocio

Cuando un negocio implementa las ventas al crédito (ya sea de productos o servicios) es importante que desarrolle tanto un área de crédito como un área de cobranza. Pero ¿por qué motivo? En el primer caso, un área de crédito será la encargada de validar los antecedentes de los clientes para decidir si otorgarle o no un crédito; mientras que el área de cobranza será la encargada de hacer seguimiento a los pagos de dichos clientes para asegurarse de que cumplan con ellos puntualmente o tomar medidas en caso de que caigan en moras. 

Como el área de crédito y cobranza están estrechamente relacionadas; muchas veces las empresas optan porque conformen una sola unidad; sin embargo, hay que aclarar que sus funciones, así como las herramientas que emplean son distintas.

En esta publicación queremos contarte por qué un área de cobranzas, separada de la de crédito es una buena idea; y del mismo modo, por qué es importante invertir recursos de tu negocio en una adecuada implementación de tu área de gestión de cobros.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

El rol del área de cobranzas en una empresa

La función principal del área de gestión de cobros

Los riesgos de una mala gestión de cobranzas

¿Qué puedes hacer para mejorar la gestión de cobros de tu empresa?

Aplicar técnicas de cobranza preventiva

Tener una estrategia de cobranza bien diseñada

El rol del área de cobranzas en una empresa

Lo primero que debemos mencionarte es cuáles son las funciones que desempeña un área de cobranza en una organización, de esa forma podrás identificar cómo dista de las funciones de un área de crédito.

La función principal del área de gestión de cobros

La finalidad de crear un área de cobranzas es que se encargue de recuperar las cuentas por cobrar y hacer seguimiento a cada una de ellas. Como parte de este objetivo, los gestores de cobranza (que son quienes conforman este equipo en una empresa) deben ser capaces de analizar la cartera y diseñar estrategias y controles que permitan la recuperación de las cuentas por cobrar.

Asimismo, es el área de cobranzas la que debe llevar un adecuado y preciso seguimiento de dichas cuentas; para así identificar a tiempo aquellas que podrían caer en la cobranza judicial. En el caso de que una cuenta sea castigada, son los gestores de cobros quienes tienen la responsabilidad de informar a las centrales de riesgo respecto a dicha morosidad, de esa forma otras empresas que ofrecen créditos pueden identificar rápidamente a este perfil de cliente cuando soliciten préstamos o créditos con ellos.

Los riesgos de una mala gestión de cobranzas

Como se ha visto, el objetivo de un área de gestión de cobros es que la empresa consiga cobrar sus cuentas por cobrar; de esa manera podrá tener la liquidez necesaria para cubrir sus responsabilidad, seguir su funcionamiento y crecer. En este contexto, una mala gestión de las cuentas por cobrar podría acarrear problemas económicos grandes a la compañía, entre ellos:

1. Falta de liquidez, lo que afecta la adquisición de insumos o el pago de proveedores o empleados.

2. Préstamos no planificados que sean difíciles de pagar después.

3. Pérdida de competitividad a causa de que la empresa se vea en la necesidad de aumentar sus precios de servicios o productos.

¿Qué puedes hacer para mejorar la gestión de cobros de tu empresa?

Si ya cuentas con un área de cobranza, lo puedes hacer es implementar buenas prácticas en la gestión de cobranzas; por ejemplo, las siguientes:

Aplicar técnicas de cobranza preventiva

Esto resulta menos costoso que cobrar una vez que el cliente ha caído en mora. Además, ha demostrado tener una alta tasa de eficacia para reducir la morosidad de los clientes. Algunas técnicas de cobranza preventiva son:

1. Educar al cliente para que sepa qué implica la adquisición de un crédito y qué puede pasar si no se cumple con el contrato de crédito.

2. Acordar fechas de pago que sean beneficiosas tanto para tu empresa como para tus clientes.

3. Tener un buen servicio de atención al cliente para poder escuchar sus dudas o situación antes de que caiga en morosidad.

4. Utilizar el refuerzo positivo (incentivos, por ejemplo) para motivar el pago adelantado de las cuotas.

Tener una estrategia de cobranza bien diseñada

Que no solo incluya una política de cobranzas, sino también implique la capacitación de los empleados que formen parte de este equipo (en el caso se opte por implementar el área en la empresa y no tercerizar el servicio).

Si se cuenta con un área de cobranzas propia, también es necesario diseñar incentivos para motivar a que el trabajo de dicha área sea óptimo o mejore. Asimismo, resulta conveniente implementar un software de cobranza que ayude al equipo a tener un mejor manejo y control de la información; dicho sistema de cobranza también es útil para conocer en tiempo real el estado de las cobranzas y levantar informes con datos precisos.

¿Qué te ha parecido esta información? ¡Es importante contar con un área de cobranzas capacitada en tu negocio si empiezas a brindar servicios o productos a crédito! Además, resulta sumamente útil integrar un software para gestión de cobranzas para mejorar la tasa de recuperación de deudas, y concentrar la energía de tus gestores de cobranza en procesos que demanden más de sus conocimientos. ¿Necesitas una solución tecnológica para automatizar tus cobranzas? ¡Conoce Moonflow el mejor software de cobranzas del mercado.