¿Cómo optimizar el proceso de facturas por cobrar en tu empresa?

El proceso de facturas por cobrar es un aspecto crítico en la gestión financiera de cualquier empresa. Una administración eficiente de las cuentas por cobrar es esencial para garantizar un flujo de efectivo constante y sostenible. Afortunadamente, existen varias estrategias y prácticas que puedes implementar para optimizar este proceso en el área de cobranza y mejorar la rentabilidad de tu empresa, en esta publicación te contamos más.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

Programa el envío de tus facturas

Alberga todas tus facturas en la nube 

Revisa con frecuencia el status de tus cuentas por cobrar

Programa el envío de tus facturas

Los procesos de facturación manuales han pasado de moda. De hecho, no solo son anticuados, sino poco eficientes. Es mejor aprovechar los avances tecnológicos para que el envío de las facturas por cobrar se automatice. Hoy en día existen software de facturación o software para cobranzas que tienen estas implementaciones y que permiten que los e-mails o comunicaciones de facturación se envíen a los clientes, mes por mes, a tiempo. Con el uso de la tecnología todos los clientes recibirán sus facturas en las fechas que les corresponde y podrán pagarla según la programación. 

Al usar estos programas informáticos (muchos de ellos online) también puedes tener un registro del estado de las comunicaciones por facturación; así podrás saber qué cuentas por cobrar se han pagado a tiempo y cuáles tienen una mora; incluso podrías segmentar a tus clientes por el tiempo de retraso de sus pagos. 

El envío automático de las facturas también resulta favorable debido a que muchos clientes no tienen la misma fecha de facturación, por lo que al hacer este proceso manual varios podrían pasar desapercibidos. Con el uso de tecnología no tendrás que estar pendientes de diferentes fechas del envío de facturas. 

Alberga todas tus facturas en la nube

Cuando manejamos la documentación en papel es difícil encontrar la que necesitamos cuándo la necesitamos. Lo mismo sucede cuando trabajamos con programas que no tiene almacenamiento en la nube, ya que disponemos de discos físicos que no están a la mano o de una versión no actualizada (en el caso la revisemos por correo).  

El uso de tecnología, como los softwares antes mencionados, que funcionan en la nube, sin necesidad de descargar programas en la computadora, resulta eficiente puesto que podemos acceder a información almacenada online, en cualquier momento y lugar, tan solo disponiendo de conexión a internet; del mismo modo, podemos actualizar el estado de las cuentas por cobrar desde cualquier dispositivo, para que siempre se tenga una única fuente de verdad  actualizada. 

Revisa con frecuencia el status de tus cuentas por cobrar

Si bien el uso de tecnología es sumamente útil para los agentes de cobranza, puesto que permite que se automaticen procesos básicos; también es necesaria la gestión humana. Son los agentes de cobranza los que pueden finalmente revisar la analítica proporcionada por estos softwares, a partir de la IA que tienen integrada, para tomar decisiones que contribuyan a mejorar el recaudo de las cuentas por cobrar. 

En ese sentido, resulta importante que al usar estos programas no dejemos de monitorear el estatus de las cuentas pendientes de cobro.  De esa manera podemos reconocer cuáles son aquellas que necesitan una mayor atención por nuestra parte (por ejemplo, las que están al borde de pasar a una cobranza judicial). 

En resumen, la mejor forma de optimizar el proceso de facturas por cobrar en una empresa es a través del uso de tecnologías, ya que de esa manera podemos automatizar procesos básicos o repetitivos, para que nuestros agentes de cobranzas concentren sus energías en procesos más complejos que favorezcan la tasa de recaudo. 

Si aún no conoces cuál es el mejor software de cobranzas y gestión de facturación para tu empresa, te invitamos a descubrir Moonflow. Con el uso de este software de cobranzas en piloto automático, en la nube, vas a poder reducir el tiempo invertido por tus gestores de cobranza, en un 70%. ¡Verás como aumenta el éxito de tu recaudo!