Errores comunes en mensajes de cobranza por WhatsApp

Actualmente, existen diferentes formas como podemos comunicarnos con los clientes de nuestra cartera. Por ejemplo, además de las llamadas, también están los SMS y los mensajes para cobrar a clientes por WhatsApp. Sin embargo, independientemente del medio que elijamos, hay que tener cuidado con nuestras comunicaciones de cobranzas, después de todo, no solo está en juego obtener el pago de la deuda, sino también actuar conforme a las leyes vigentes en el país.

En esta publicación, queremos hablarte acerca de los mensajes para cobrar clientes por WhatsApp. Específicamente de aquellos errores que cometen muchos agentes de cobranza y que afectan el recaudo y la reputación de la empresa. Al conocer estos errores, podrás evitarlos, obtener mejores resultados en tus cobranzas y evitar problemas legales. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

1. No partir de una estrategia

2.No definir un horario adecuado para enviar los mensajes

3. No presentarte a ti ni al negocio que representas

4. Olvidar confirmar la identidad de quien recibe el mensaje

5. No personalizar los mensajes

6. No enviar mensajes según el estado actual de la cuenta por cobrar

7. No facilitar enlaces u opciones de pago a los clientes

8. No registrar los datos de cada interacción

1. No partir de una estrategia 

Esto implica definir los objetivos específicos de la comunicación. ¿Qué queremos lograr con este mensaje? ¿Es un primer recordatorio, un aviso de vencimiento, o una última instancia antes de acciones legales? 

Además, es importante determinar el tono adecuado que refleje profesionalismo, pero también empatía hacia la situación del cliente. Contar con un plan detallado nos guiará en cada paso y nos ayudará a ser más efectivos en nuestras gestiones.

2. No definir un horario adecuado para enviar los mensajes

Enviar mensajes de cobranza en horarios inapropiados puede resultar contraproducente. Un cliente que recibe una notificación de deuda tarde en la noche o durante fines de semana podría sentirse invadido en su privacidad. Por ello, es crucial respetar horarios laborales y evitar enviar mensajes fuera de ellos. Además, según la ley de cobranza que rige en el país no se puede escribir a clientes, por WhatsApp, entre después de las 8:00 pm o antes de las 7:00 am. Tampoco se puede realizar este contacto los fines de semana ni los días festivos.

3. No presentarte a ti ni al negocio que representas

La falta de una presentación adecuada genera desconfianza en el cliente. Al inicio del mensaje, es fundamental incluir tu nombre y el nombre de la empresa que representas. Esto no solo establece transparencia en la comunicación, sino que también brinda al cliente la seguridad de saber con quién está tratando. Una presentación clara y profesional ayuda a establecer una base sólida para la conversación.

4. Olvidar confirmar la identidad de quien recibe el mensaje

Es crucial asegurarse de estar comunicándose con el titular de la deuda. Este paso no solo protege la privacidad y seguridad del cliente, sino que también evita malentendidos o reclamos de terceros. Además, en Perú está prohibido notificar la deuda a terceros ajenos a esta. 

5. No personalizar los mensajes 

Los mensajes genéricos pueden ser fácilmente ignorados por los clientes. Es crucial personalizar cada mensaje con detalles específicos sobre la deuda y la situación del cliente. Por ejemplo, mencionar el monto pendiente, la fecha de vencimiento y cualquier detalle relevante aumenta la probabilidad de que el cliente tome en serio el mensaje.

6. No enviar mensajes según el estado actual de la cuenta por cobrar

Es esencial enviar un mensaje acorde al estado actual de la cuenta. Si la deuda ya fue pagada, enviar recordatorios de cobro puede ser innecesario e incluso molesto para el cliente. Por otro lado, si la deuda sigue pendiente, el tono del mensaje debe reflejar esto, siendo más directo y recordando la urgencia del pago.

7. No facilitar enlaces u opciones de pago a los clientes

Simplificar el proceso de pago es clave para obtener resultados rápidos y efectivos. Incluir enlaces directos a plataformas de pago en línea o proporcionar instrucciones claras sobre cómo realizar el pago facilita la acción por parte del cliente. Cuantas menos barreras encuentre el cliente para realizar el pago, más probable será que lo haga de inmediato.

8. No registrar los datos de cada interacción

Llevar un registro detallado de cada mensaje enviado y recibido es fundamental para un seguimiento efectivo. Esto incluye la fecha y hora de la comunicación, el contenido del mensaje, cualquier acción acordada o tomada, y detalles sobre la respuesta del cliente. 

Tip adicional:

WhatsApp se presenta como un canal de comunicación bastante efectivo, por lo que siempre se recomienda que los mensajes de cobro con WhatsApp sean cortos y concisos. El mensaje debe incluir la información necesaria en unas pocas líneas para que el cliente lo lea fácil y rápido, asegurando una mayor probabilidad de recaudo.

¿Quieres evitar estos errores al enviar recordatorios de pago por WhatsApp? ¡Te invitamos a implementar un software de cobranzas! Con soluciones como Moonflow podrás programar mensajes automáticos según el estado de la cuenta, que se envíen dentro de horarios permitidos y a los clientes correctos.