Guía práctica para cobrar facturas por correo

Una gestión de cobranza efectiva permite que tu negocio tenga la liquidez que necesita para seguir funcionando. De ahí que tantas empresas exitosas hayan optado por implementar un software de cobranza, ya que gracias a estos sistemas es posible automatizar sus procesos y tener una mayor tasa de éxito en la recuperación de la cartera de cobro.

Además de contar con un sistema eficiente de cobranza; también es necesario saber cómo cobrar una factura por correo, o por el medio que hayas elegido para esta tarea; sin embargo ¿sabes cómo hacerlo? En esta publicación te ofrecemos una guía que te permitirá saber cómo cobrar una factura por e-mail, desde consejos de redacción hasta cómo enviarla. ¡Toma nota!

¿Qué vas a encontrar en este texto?

¿Cómo cobrar una factura por correo?
¿Cómo redactar un correo para cobrar una factura?
Consejos para escribir un e-mail de cobro
¿Cómo enviar un correo para cobrar una factura?

¿Cómo cobrar una factura por correo?

Aprender a cobrar un pago pendiente es un arte. Y es que hay que saber cómo hacerlo para no obtener un “NO” por respuesta. Hay algunos consejos que te pueden ayudar a que tu cobranza por e-mail sea más efectiva; por ejemplo:

• Desarrolla una estrategia de cobranza por correo electrónico que aborde tanto la cobranza preventiva como extrajudicial, es decir tanto antes como después de que venza la fecha de pago.
• Crea un cronograma de envío de correos electrónicos a tu cartera de cobranzas. Por ejemplo, puedes programar el envío del e-mail unos días antes del vencimiento, otro para el día de vencimiento y otro para algunos días después. Esto puede ser automatizado a través de un software para gestión de cobranzas donde además es posible conocer el estado de cada cuenta (si el cliente contestó, si pagó, etc.).

¿Cómo redactar un correo para cobrar una factura?

En cuanto a qué debe ir en un correo para cobrar una factura; esto va a depender del momento de cobranza en el que te encuentres. Por ejemplo, si es una cobranza preventiva, podrías probar usar un tono amigable en el que informes al cliente de la fecha de vencimiento, el monto que debe pagar, así como sus opciones y canales de pago. En este mensaje, no debes olvidar agregar un apartado en el que le agradeces si ya ha hecho el pago en el momento de recibir el correo, en cuyo caso puedo ignorar tu correo. Este e-mail preventivo también te será útil para que el cliente pueda comunicarse contigo si tiene alguna duda o inconveniente.

Consejos para escribir un e-mail de cobro

Para ayudarte con tu correo de cobranza; aquí te enumeramos algunas recomendaciones:

1. Elige un título y asunto del mensaje informativo y directo, recuerda que no debe sonar amenazante.
2. Mantén siempre un lenguaje profesional; esto ayuda a mantener una buena relación cliente-empresa.
3. Siempre incluye todos los detalles necesarios que faciliten el pago. Por este motivo, es importante adjuntar la factura.
4. No olvides integrar en tu mensaje las condiciones de pago. Así el cliente sabrá cuál es la fecha de vencimiento, qué pasará si no paga a tiempo, etc.
5. Evita los correos muy largos, la brevedad es tu mejor aliada.

¿Cómo enviar un correo para cobrar una factura?

Existen diferentes formas como puedes enviar un correo de cobranza. Lo mejor es que lo hagas desde el correo corporativo para que sea una comunicación confiable y exista constancia de la interacción. Por otro lado, también es recomendable que uses un sistema informático para cobranzas; por ejemplo, Moonflow. Hay varios motivos para preferir software de cobranzas; uno de ellos es que los mensajes pueden automatizarse; asimismo, que se puede tener un mejor control de las comunicaciones con los clientes y el estado de sus respuestas y cuentas, ya que cada interacción queda registrada en dicha plataforma.