¿Cómo mejorar tus indicadores de cobranza? | Moonflow

Los indicadores de cobranza son medidas o métricas utilizadas para evaluar y monitorear el desempeño del proceso de cobranza de una empresa. Estos kpis de cobranza proporcionan información cuantitativa sobre la eficiencia y efectividad de las actividades de cobranza, y ayudan a medir el éxito en la recuperación de los pagos pendientes.

Existen diferentes indicadores de facturación y cobranza; por ejemplo, están el plazo promedio de cobranza, el estado de la cobranza, el porcentaje de la deuda vencida, el comportamiento de pago de la cartera, el porcentaje de clientes gestionados, entre otros. 

Es importante conocer el estado de los indicadores de cobranza para saber cuál es el rendimiento de nuestra organización. De esa manera, podemos diseñar estrategias para mejorar el desempeño de áreas específicas del proceso de cobranza. 

En esta publicación te proporcionamos algunos consejos que te ayudarán a mejorar tus indicadores de cobranza. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

1. Segmenta en tipos tu cartera

2. Haz una limpieza de tu base de datos

3. Automatiza etapas de tu proceso de cobranzas

4. Diseña guiones para comunicarte con tus clientes

5. Ten siempre a la mano toda la información de tus clientes

1. Segmenta en tipos tu cartera 

¿Tienes a todos tus clientes en una misma lista? Esto es un error que perjudica tus indicadores de cobros; y es que al no segmentar, no estás diseñando una estrategia específica según el perfil de cada grupo de deudores; recuerda que no es lo mismo cobrarle a un cliente que se ha retrasado apenas un par de días en el pago que otro que lleva meses sin pagar; o peor aún sin responder a todos tus intentos por comunicarte. 

Existen diferente criterios que puedes aplicar para segmentar a tu cartera de clientes; por ejemplo, puedes dividirlos según el monto al que asciende su deuda; su antigüedad (como cliente o la antigüedad de la deuda), el tipo de producto que adquirió, etc. 

Una vez trazada la segmentación de clientes puedes diseñar una estrategia de cobranza acorde a cada perfil. 

2. Haz una limpieza de tu base de datos

Es fundamental asegurarse de que tu base de datos esté actualizada y libre de errores para poder mejorar tus indicadores de cobranza. Realizar una limpieza de la base de datos te permitirá identificar y corregir datos obsoletos, incorrectos o incompletos. Esto incluye verificar los números de teléfono, direcciones de correo electrónico y otra información relevante de contacto.

La limpieza de la base de datos puede llevarse a cabo mediante diferentes métodos, como el uso de software especializado en la gestión de bases de datos. Muchos software de cobranzas incluyen esto último, por lo que podrías adquirirlos y tener una herramientas multifunción, por el mismo precio. 

3. Automatiza etapas de tu proceso de cobranza

Para mejorar la tasa de éxito de tus cobranzas, es importante que tus gestores de cobros no tengan que realizar tareas rutinarias o simples; de esa manera se pueden concentrar en otras más complejas que garanticen la obtención del pago. 

Una forma de reducir el tiempo invertido en tareas repetitivas que no requieran de la toma de decisiones o el contacto directo con los clientes, es mediante la automatización de procesos.

Por lo general se recomienda automatizar las primeras etapas de cobranzas, aunque con un software especializado se pueden automatizar etapas más avanzadas. Algunos aspectos claves de la cobranza que pueden ser automatizados son: 

• Las comunicaciones con tus clientes, a través de e-mails inteligentes o notificaciones que alerten a los gestores de cobranza que es momento de realizar una llamada de seguimiento. 
• El filtro de clientes a gestionar según necesidades específicas, por ejemplo: el monto de la deuda, el tiempo de mora, etc. 
• Las métricas de cobranza a través de tableros, reportes que usen la información suministrada al software de cobranza. Esto permite que sea más simple realizar análisis, diagnósticos e identificar problemas en la gestión de cobranza. 

4. Diseña guiones para comunicarte con tus clientes

Los agentes de cobranzas deben estar preparados para las diferentes situaciones (y respuestas) que ofrezca la cartera al momento de contactarlos; una forma de ayudar a que los agentes hagan un trabajo eficiente es diseñando guiones de cobranza.  

Con relación al diseño de dichos diálogos; es importante que si bien se puede tener un script inicial, este tenga la oportunidad de ser modificado según las comunicaciones que se registren con los clientes, con el objetivo de mejorar su tasa de efectividad, conforme la experiencia. 

5. Ten siempre a la mano toda la información de tus clientes

Es indispensable, para mejorar los indicadores de cobranza que tengas a la mano toda la información de tus clientes; esto implica que no solo tengas acceso a su nombre y datos de contacto; sino también información sobre el estado de las comunicaciones y compromisos de pago. Tener una única base de datos, con acceso a todos los actores involucrados (gestores de cobranza) permitirá que esta siempre se mantenga actualizada. 

Estas son algunas estrategias que te ayudarán a mejorar tus indicadores de cobranzas. Te invitamos a utilizar un software de gestión de cobranzas que te ayude a mejorar la eficiencia de este proceso. ¡Confía en Moonflow para optimizar tus cobranzas!