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Artículo por: Moonflow Mx
Realizar un reporte de cobranza en Excel es una costumbre que tienen muchas empresas. Y no solo para asuntos de esta área, sino también para complementar y acompañar otros balances financieros, de inventarios, etc. Sin embargo, ¿es fiable hacer un informe de cobranza en Excel o es mejor optar por una solución más especializada, por ejemplo, un software cobranza?
¿Qué vas a encontrar en este texto?
En esta publicación, compartimos una comparativa entre seguir un formato de reporte de cobranza en Excel u optar por un software especializado de cobranza de deudas.
1. Manejo de datos
¿Qué cantidad de cuentas por cobrar maneja tu negocio? Este es un factor importante al momento de elegir entre un software de cuentas por cobrar y hacer un reporte de cobranzas en Excel. Pero ¿por qué motivo? Porque en Excel se puede manejar un número limitado de datos antes de que la herramienta se torne más difícil de usar y sea más fácil perder el orden.
En su lugar, cuando usamos un software especializado en cobros, este nos ofrece una capacidad significativamente mayor para gestionar una amplia gama de cuentas por cobrar de manera más eficiente y precisa. Además, estos programas de cobranza suelen contar con funciones automatizadas que agilizan el proceso de gestión de datos, minimizando así el riesgo de errores humanos y optimizando la eficiencia operativa.
2. Propensión a errores
Si seguimos el hilo anterior, existe una mayor predisposición de errores de usar Excel para los reportes de cobranza, lo cual no existe en un software especializado. Pero ¿por qué? Esto se debe a la necesidad de registros manuales en Excel, lo que puede ocasionar que se trabaje tanto con datos erróneos como con fórmulas equivocadas.
Por otra parte, cuando usamos los programas informáticos para cobrar deudas, estos tienen la tecnología y programación necesaria para, a partir de las cuentas por cobrar ingresadas, y las acciones automáticas hechas el software o por los gestores de cobranza, emitir reportes exactos en base a esta información real y actualizada, usando fórmulas preestablecidas y verificadas. Lo mejor, es que los reportes se generan en automático, con pocos clics y en pocos minutos.
3. Análisis avanzado
En cuanto al nivel de análisis que ofrecen ambas plataformas, el uso de Excel va a depender de las habilidades, conocimientos y eficiencia de los gestores de cobranza a cargo de la emisión del reporte de cobranza, mientras que en el caso del programa de cobranzas, dicho análisis tiene menos limitaciones, ya que, como hemos mencionado antes, se hace en automático por la tecnología integrada en el software.
4. Automatización de tareas
Otro factor en contra de Excel es que cuando tenemos nuestra base de datos de cuentas por cobrar aquí, no se pueden automatizar las tareas. Por ello hay más predisposición a errores y riesgo de no trabajar con información actualizada. En consecuencia, los reportes hechos a partir de Excel y con Excel tienen un mayor riesgo de errores de omisión, inexactitud o actualización (entre otros).
Además, la misma generación de los reportes de cobranza se vuelve un proceso repetitivo que consume tiempo y recursos, cada vez que se necesiten, si se usa esta plataforma. En contraparte, como hemos mencionado anteriormente, esto no sucede con los sistemas de cobranza, porque al ser automáticos, la realización de tareas repetitivas, como los reportes, también pueden realizarse de esta forma, en minutos.
5. Seguridad de datos
Otro factor que diferencia significativamente entre ambas alternativas, tanto para la emisión de reportes como para el control de pagos, es la seguridad de los datos. En Excel, una plataforma no especializada, los estándares de seguridad suelen ser más bajos. Esto puede resultar en una vulnerabilidad de la información almacenada en la base de datos de la cartera, ya que existe el riesgo de que sea fácilmente comprometida o alterada por personas no autorizadas.
Por el contrario, los software de cobranzas especializados suelen invertir en medidas avanzadas de seguridad. Estos programas ofrecen características como el registro de cada movimiento realizado en la base de datos de las cuentas, lo que permite identificar a qué usuario se le atribuye cada acción o actualización. Esta funcionalidad no solo contribuye a proteger la integridad de los datos, sino que también garantiza una mayor transparencia y trazabilidad en la gestión de cobranzas.
6. Acceso y colaboración
Otro aspecto clave a considerar al elegir entre ambas plataformas para el manejo de cuentas por cobrar y la generación de reportes es el acceso y la colaboración. En el caso de Excel, a menos que esté conectado a la nube, el acceso y la colaboración están limitados para los gestores de cobranza. Esto significa que los datos pueden no estar actualizados cuando se realizan los reportes, ya que la información no se comparte en tiempo real entre los usuarios. Además, como los reportes se generan manualmente, es probable que no reflejen la información más reciente, ya que dependen del tiempo que tome al gestor de cobranzas recopilar la información y emitir el reporte.
Por otro lado, los software especializados en cobros ofrecen un acceso en tiempo real desde cualquier dispositivo con conexión a internet para los usuarios autorizados. Esto permite trabajar con información actualizada y colaborativa en todo momento. Como resultado, los reportes se generan en cuestión de minutos y contienen información fresca que facilita la toma de decisiones informadas por parte de los responsables de la gestión de cobranzas. Además, la capacidad de colaborar en tiempo real mejora la eficiencia y la coordinación entre los miembros del equipo, lo que contribuye a una gestión más efectiva de las cuentas por cobrar y los reportes de cobranza.
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