Formato de cobranza en Excel Vs Software de cobranzas

Muchas empresas, acostumbran a usar un formato de cobranza en Excel para gestionar sus cuentas por cobrar. Sin embargo, existiendo tecnología especializada para este fin, como lo es un software de gestión de cobranzas ¿Qué tan conveniente y rentable resulta finalmente seguir manejando el control de cobranza en Excel? En esta publicación te contamos en qué casos Excel puede ser conveniente para administrar las cuentas por cobrar y cuándo la cobranza en Excel se puede volver una amenaza para tu negocio. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

¿Por qué se usa Excel para cobrar deudas en empresas?

Entonces, ¿llevar el formato de cobranza en Excel no es recomendable?

¿Por qué se usa Excel para cobrar deudas en empresas?

Pese a la existencia de software especializado asequible y rentable; muchas compañías todavía usan Excel para gestionar su cartera de cobranzas. Hay algunos motivos que hacen que esta sea su elección; entre ellos, el bajo costo de Excel o las hojas de cálculo de Google; además de su facilidad de uso y personalización; sin embargo ¿estas ventajas son suficientes si tienes una amplia cartera de cobranza?

Si empezamos a hablar de las desventajas de usar Excel para gestión de cuentas por cobrar, nos encontraremos que la balanza se inclina en contra de su uso. Y es que en contraste con las dos ventajas antes mencionadas; el uso de Excel puede ocasionar los siguientes problemas:

• Debido a que el manejo de Excel es totalmente manual (no automatizable) hay una mayor predisposición a cometer errores, lo que puede afectar significativamente las finanzas de la empresa.
• A más datos se ingresen en las hojas de cálculo son más difíciles de manejar. Excel tiende a ponerse más lento, haciendo que tarde mucho en que un libro completo cargue. 
• A diferencia de un software para cobranza, que tienen funciones avanzadas de control de accesos, entre otras medidas de seguridad efectivas para proteger la información que almacenan; Excel, al no ser un programa especializado presenta riesgos para proteger la información que almacena. 
• Si bien varias personas pueden trabajar en una misma hoja de Excel si está en OneDrive; lo cierto es que el trabajo colaborativo, en tiempo real, de varios usuarios a la vez puede no ser eficiente. 
• Para poder realizar análisis y generar informes con el uso de Excel es necesario que la plataforma sea usada por un especialista y aun así puede ser limitando y estar propensa a errores; en contraste con ello, el uso de un software de gestión de cobros es más eficiente, ya que los análisis e informes se generan en automático según las solicitudes del usuario.

Entonces, ¿llevar el formato de cobranza en Excel no es recomendable?

Excel es una herramienta útil para muchas funciones, incluso para las cobranzas; pero NO cuando estas últimas se manejan a gran escala. Por ejemplo, puede ser útil para gestionar las cuentas para cobrar de una persona o de una empresa con una cartera pequeña; pero se hace complicado cuando la cartera es de cientos, miles o más. Por lo tanto, si tu empresa maneja un alto volumen de cuentas por cobrar, una mejor idea es invertir en una plataforma de cobranzas automatizada que tu mismo personal puede usar. 

La gran ventaja del uso de estos sistemas automatizados es que generalmente cuentan con equipo de soporte que se encarga de capacitar a los clientes para que aprovechen al máximo la herramienta. Esto no es todo; las compañías cuentan con distintos paquetes, así podrás elegir uno asequible según las necesidades de tu negocio. 

Además de los beneficios anteriores, otras de las ventajas de usar un software para cobranza son las siguientes: 

• Ofrecen funciones automatizadas para tareas como la emisión de facturas, el seguimiento de pagos, el envío de recordatorios y la generación de informes. Esto ahorra tiempo y reduce la posibilidad de errores humanos.
• Proporcionan características avanzadas de seguridad, como el cifrado de datos sensibles y el control de acceso basado en roles. La información financiera está más protegida contra accesos no autorizados.

• Están diseñados para manejar grandes volúmenes de transacciones y escalar con el crecimiento de la empresa. Pueden gestionar eficientemente la creciente cantidad de datos y operaciones.
• Facilitan la colaboración en tiempo real entre diferentes usuarios y departamentos. Además, los cambios se reflejan instantáneamente en la plataforma, mejorando la coordinación y la toma de decisiones.
• Ofrecen capacidades avanzadas de generación de informes y análisis. Pueden proporcionar insights valiosos a través de paneles personalizados y reportes detallados.
• Ofrecen funciones de historial y auditoría que permiten rastrear cambios, mantener un registro de actividades y facilitar la revisión de transacciones pasadas.

¿Qué opinas de esta comparativa? Sin lugar a dudas usar programas informáticos especializados resulta una mejor idea que aquellos que no lo son. Además, la implementación no es compleja y los resultados tanto en corto como mediano y largo plazo son superiores. ¿Qué esperas? ¡Es momento de implementar una plataforma de cobranzas automatizada para tu negocio!