¿Cómo medir el éxito en la gerencia de cobranza KPIs Clave

La gestión de cobranzas es un proceso clave para la estabilidad de toda empresa. Después de todo, de esto depende que la compañía tenga la liquidez necesaria para seguir en funcionamiento. Sin embargo, ¿cómo saber que se está haciendo un buen trabajo en la gerencia de cobranza o en la gerencia de crédito y cobranza en caso tengas estas dos áreas integradas? ¡Pues con los KPI que hayas definido! En esta publicación te hablamos más al respecto y te brindamos una guía de cómo medir el éxito de tu gerencia de cobranza. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

Empecemos por definir ¿qué son los KPI?

¿Cuáles son los KPIs que debes considerar en tu gerencia de cobranza?

Proporción de deudas incobrables

Cuentas de clientes activas por empleados de cobranza

Costo por dólar de venta

Costo de colección

Cuentas de alto riesgo

Efectividad de las llamadas de cobranza

Tasa de continuación de deuda

Promedio de días de retraso

¿Es complicado medir todos estos KPI? ¿Cómo podría ser más fácil?

Empecemos por definir ¿qué son los KPI?

Los KPI (Key Performance Indicators, por sus siglas en inglés) en cobranza son métricas específicas y cuantificables que se utilizan para evaluar y medir el rendimiento de las operaciones de recuperación de deudas en una empresa. Estos indicadores proporcionan datos objetivos sobre el éxito o la eficiencia de las estrategias y tácticas empleadas en la gestión de cuentas pendientes. Algunas de las razones clave para tener y definir KPIs en el contexto de la cobranza incluyen:

1. Te proporcionan una medida objetivo del rendimiento de tus cobranzas. Así sabrás si tus estrategias son o no efectivas.
2. Al monitorear tus KPIs puedes identificar áreas de mejora.
3. Con la definición y medición de KPIs puedes comparar tus indicadores con los del resto de la industria. Así puedes saber cómo te sitúas en contraste con tus competidores. 
4. Al tener claros tus KPI puedes hacer una mejor repartición de tus recursos. Por ejemplo, puedes asignar más recursos a las áreas que dan mejores resultados.
5. Existen indicadores que te permiten medir tus estrategias a largo plazo, lo que te permite tener una visión más amplia de su rendimiento y eficacia.
6. Con los KPIs correctos, definidos y monitoreados, podrás tomar decisiones informadas respecto a tu gestión de cuentas por cobrar.

¿Cuáles son los KPIs que debes considerar en tu gerencia de cobranza?

La elección de los KPIs de cobranza van a depender de las necesidades de cada empresa; sin embargo, estos son algunos que deberías considerar en tu estrategia:

Proporción de deudas incobrables respecto a las ventas

Como su nombre indica evalúa la proporción de deuda incobrable respecto a las ventas totales. Es importante monitorear este KPI debido a que una alta relación significa que la gestión de la cobranza no está siendo efectiva, por lo que hay más riesgos de pérdidas por deudas incobrables. 

Cuentas de clientes activas por empleado de cobranza

Esta métrica permite saber cuántas cuentas maneja cada empleado de cobranza, en contraste con el total de las cuentas por cobrar de la empresa.

Costo por dólar de venta

Podríamos usar pesos en vez de dólares, pero el propósito de esta métrica es el mismo: saber cuál es la cantidad de dinero gastado en el esfuerzo de cobranza, por cada monto generado. Por ejemplo, un costo del 10% indicaría que por cada dólar de venta generado se gastó $0.10 en el esfuerzo de cobranza. 

Costo de colección 

Este KPI mide la cantidad gastada para recuperar la deuda y se expresa en un porcentaje del monto total cobrado. Lo ideal es que mantengamos un costo de colección bajo, ya que mostraría la eficacia de nuestra estrategia. 

Cuentas de alto riesgo

Identifica además de las cuentas de alto riesgo aquellas con predisposición a serlo. Para saber si una cuenta es de alto riesgo se tiene en cuenta factores como el historial de incumplimientos y el monto de la deuda. Esta métrica es importante para priorizar el cobro de este grupo de cuentas. 

Efectividad de las llamadas de cobranza

La métrica permite saber qué tan efectivas son las comunicaciones telefónicas de cobranza y se evalúa mediante el porcentaje de llamadas que resultan en acuerdos de pago. Métricas favorables indican que la estrategia de comunicaciones de cobranza es efectiva.

Tasa de continuación de deudas

Esta métrica mide la cantidad de clientes que siguen acumulando deudas pese a los intentos de cobranza. 

Promedio de días de atraso

La métrica mide la cantidad de días que una deuda está en estado de mora. Con este KPI podemos saber qué tan rápido están siendo atendidas las cuentas por cobrar. 

¿Es complicado medir todos estos KPI? ¿Cómo podría ser más fácil?

La medición de KPIs puede ser desafiante, pero hay formas de simplificar el proceso para hacerlo más manejable y efectivo. Por ejemplo, podrías: 

• Utilizar sistemas de software de gestión financiera y cobranza que permitan la automatización de la recopilación y análisis de datos. 
• Implementar paneles de control que presenten visualmente los KPIs más importantes.
• Integrar sistemas de gestión financiera y de cobranza para que los datos fluyan sin problemas entre ellos. Esto garantiza la consistencia y la precisión de la información.
• Establecer objetivos claros y precisos para cada KPI.
• Capacitar al personal a cargo de la recopilación y análisis de datos. 
• Establecer rutinas regulares para revisar los KPI. 
• Adoptar soluciones tecnológicas que faciliten la gestión de cuentas por cobrar. 

Ahora que conoces el valor de los KPI, qué son y cuáles podrías usar en tu gestión de cobranzas, te invitamos a integrar un programa para cobranza que permita que se optimicen estos procesos.