Existen diferentes formas para ponernos en contacto con las personas que nos deben dinero. Una de las más recomendadas es mediante una carta de cobranza. La carta de cobranza es un documento que las empresas envían a sus deudores cuando han incurrido en morosidad. El objetivo es comunicar el estado actual de la deuda para convencer al cliente de cumplir con sus obligaciones.
El uso de un software de gestión de cobranza es sumamente útil para automatizar el envío de este tipo de mensaje. Sin embargo, es deber de los gestores y supervisores adecuar el tono de comunicación de dichas cartas. En muchos casos, se recomienda que el texto de la carta de cobranza sea revisado por abogados, ya que un error en la comunicación que atente contra las leyes de los consumidores podría afectar la reputación de la empresa y acarrear sanciones por parte de las entidades regulatorias.
En esta publicación de Moonflow, software especializado en cobranzas, queremos ayudarte a escribir cartas de cobro que sean efectivas y cuyo contenido se encuentre dentro de la ley. Así evitas malas prácticas de cobranza y aumentas las probabilidades de obtener el pago de tus clientes.
¿Qué vas a encontrar en este texto?
Carta de cobranza ¿Qué debes tener en cuenta antes de escribirla?
Partes de una carta de cobranza
Hay muchos aspectos que debes de considerar antes de poner manos a la obra y escribir la carta. Por ejemplo:
Podemos decir que existen diferentes tipos de cartas de cobranza de deudas. Por un lado, están los recordatorios, y por otro los avisos formales de cobranza.
Los primeros, son las comunicaciones de cobranza que hace la empresa, con el objetivo de que el cliente se ponga al día con sus obligaciones. Estas generalmente se hacen desde el día 1 de morosidad hasta el día 90. Aunque cada empresa puede tener sus propios márgenes de tiempo.
Posterior a ello, cuando la intención de la comunicación ya no es obtener el pago directamente, sino comunicar una acción tomada por la empresa, debido a la prolongación del impago, nos encontramos con “avisos formales de cobranza”. Si bien se trata también de una carta o e-mail, la intención no es cobrar, sino notificar que se empezarán a realizar acciones legales o que la cuenta será derivada a una agencia de cobranza.
Ahora que tienes más claro qué es una carta de cobranza, qué factores debes tener en cuenta para escribirla, cuáles evitar, y los tipos de carta de cobranza que existen, hablemos sobre cuáles son sus partes. Esto te ayudará a crear plantillas de carta de cobranza que puedas adaptar según cada segmento de tu cartera.
¡Te ayudamos a crear una carta de cobranza que puedas replicar! Esta es una plantilla que te será útil:
Asunto: Urgente: Notificación de Deuda Vencida
Estimado/a [Nombre del Deudor],
Espero que te encuentres bien. Te escribo para informarte sobre una deuda vencida el [Fecha de Vencimiento] por el monto de [Monto de la Deuda] que tienes con [Nombre de la Empresa] por motivo de [Servicio].
Entendemos que es posible que hayas olvidado la fecha de vencimiento. Por eso, para facilitarte el proceso, te invitamos a realizar el pago a través de los siguientes medios:
Si tienes alguna pregunta o necesitas discutir tu situación, no dudes en ponerte en contacto conmigo. Estoy aquí para ayudarte a encontrar una solución que funcione para ambas partes. Puedes comunicarte conmigo directamente a través del siguiente contacto:
Agradezco tu pronta atención a este asunto.
Atentamente.
[Nombre del Gestor de Cobranzas]
[Su Cargo]
[Información de Contacto]
[Nombre de la Empresa]
Esperamos que este texto te sea de ayuda para que tus cartas de cobranza sean más efectivas. Para asegurarte de que se envíen a las personas correctas dentro de los horarios legalmente permitidos: ¡automatiza el envío de tus cartas de cobranza con Moonflow!