Oficinas de cobranza aumentar su eficiencia con automatización

¿Tienes una oficina de cobranza y quieres mejorar la eficiencia de tus operaciones? ¡La automatización de cobranza es la solución! Y es que con un sistema de cobro con inteligencia artificial puedes ver optimizadas tus acciones de cobranza.

En esta publicación de Moonflow, software de cobranzas, te contamos más detalles al respecto. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

La importancia de la eficiencia de la oficina de cobranzas

¿Cómo la automatización ayuda a tu oficina de cobranza?

Menos agentes y horas para concretar acciones

Reducción de errores humanos

Análisis predictivo para mejorar la tasa de recaudo

La importancia de la eficiencia de la oficina de cobranzas

Antes de hablarte acerca de por qué necesitas automatizar tu oficina de cobros, es importante resaltar el valor que tiene esta área de tu negocio.  

La oficina de cobranzas es la encargada de desarrollar y ejecutar estrategias que contribuyan a recaudar el dinero que tus clientes te deben. Esta es una labor importante, ya que las cuentas por cobrar forman parte de tus activos y un manejo adecuado que contribuya al pago puntual favorecerá tu flujo de caja. 

Si la oficina de cobranza de tu negocio comete errores, tu negocio podría tener una alta tasa de cuentas incobrables y ver afectada su solvencia. 

¿Cómo la automatización ayuda a tu oficina de cobranza?

En vista del valioso rol que tienen tus gestores, supervisores y gerente de cobranza; es clave que puedas proporcionarle las herramientas necesarias para que cada acción sea más eficaz. Debido a esto, proveer al área de un sistema de cobranza es una buena decisión. 

Los sistemas de cobranza son programas informáticos que actualmente integran inteligencia artificial, además de contar con almacenamiento seguro en nube. Esto último permite contar con toda la información de tus cuentas por cobrar segura, en un mismo lugar, al acceso de personal autorizado para su gestión o análisis. 

En cuanto al valor de la IA en estas herramientas de cobranza, resaltan porque permiten el análisis de la vasta cantidad de datos que almacena. Por otra parte, también permite la realización de acciones en automático, basadas en dicha información analizada. 

A continuación, detallamos como los softwares de cobros con IA ayudan a la oficina de cobros a mejorar su gestión. 

Menos agentes y horas para concretar acciones

El primer punto a favor de la automatización de las cobranzas es que gracias a la tecnología que se usa para este fin, se requiere el trabajo de menos agentes de cobranza y menos horas para concretar varias acciones de cobranza. Por ejemplo, ahora se puede programar el envío de recordatorios de pago a una amplia cartera en pocos minutos. 

Basta con que los datos de los clientes se ingresen correctamente una vez para que el sistema envíe la factura de cobro cada mes. Además, este mismo sistema es capaz de detectar retrasos en el pago desde el día 1 para tomar acciones como el envío de recordatorios de mora. E incluso detectar cuentas con mayor morosidad para poder asignar tareas de cobranza a los agentes. 

Como se observa, lejos de ser un sustituto del trabajo de los gestores de cobranza, los softwares resultan sus aliados. Ya que los liberan de tareas rutinarias y, en el mejor de los casos, les permiten concentrarse en realizar labores más estratégicas donde puedan dar gala de sus habilidades: como la cobranza de cuentas difíciles.

Reducción de errores humanos

Otro valor agregado de la implementación de softwares especializados en oficinas de cobranza es que la tecnología que incluyen favorece la reducción de errores humanos en la gestión. 

Uno de los errores humanos más frecuentes en las cobranzas es omitir o enviar fuera de fecha las facturas o estados de cuenta de la deuda. Sin embargo, con la automatización los agentes de cobranza se liberan de este error. Ya que el programa se encarga de remitir estos recordatorios.

Esto no es todo, la inteligencia artificial tiene la capacidad de analizar los datos de dichas comunicaciones e interacciones para poder actualizar su información. Así los agentes (y el mismo programa) pueden saber si los mensajes se reciben o no; así como si los pagos llegan a concretarse. 

Por otra parte, los sistemas arrojan mucha más información relevante que contribuye a mejorar la eficiencia de los cobros. Por ejemplo, tienen la capacidad de identificar qué medios de comunicación son más efectivos con cada segmento de cliente, los medios de pago preferidos por cada uno, entre otros datos relevantes. 

Análisis predictivo para mejorar la tasa de recaudo

Por otra parte, en la oficina de cobro, puedes usar los softwares con IA, para automatizar el análisis de las cuentas por cobrar. De esa manera, la herramienta tiene la capacidad de revisar toda la base de datos, comportamiento y acciones de clientes, para identificar patrones de morosidad.

Este es, sin lugar a duda, uno de los más grandes beneficios de la IA en cobranzas, ya que, de esa manera, se puede volver la cobranza proactiva. En el sentido, de que no debemos esperar a que el cliente caiga en mora para insistir en la cobranza; sino que antes de que esto suceda, podemos ejecutar una estrategia que contribuya a que no caiga en morosidad, pese a las situaciones que puede estar viviendo.

Por ejemplo, si se identifica una predisposición a mora, los gestores de cobranza pueden ofrecer al cliente un descuento por pago anticipado, que no afecte las finanzas de la empresa de cobros, para animarlo a que pague a tiempo.

Como se observa la automatización en oficinas de cobranza es un acierto por donde se mire. El ahorro de costos operativos es solo uno de los motivos para elegirla. Suma a esto la mejora en la tasa de recaudo y la reducción de las moras y no tendrás excusa para integrarla.