Según El Economista, seis de cada diez empresas españolas acumulan facturas sin pagar, lo que representa cerca de 1,3 billones de euros que aún no se han convertido en dinero líquido para estos negocios. El portal RedReclaimer señala que, entre las empresas con cuentas en mora, al menos el 25 % enfrenta una situación de morosidad grave y el 7 % tiene problemas de insolvencia debido a una mala gestión de cobros. En este escenario donde la morosidad puede ocasionar hasta el cierre de las empresas o graves problemas económicos es esencial implementar un sistema de cobranza para optimizar los procesos de recaudación.
La pregunta que sigue es ¿cómo elegir el sistema de cobranza ideal? Estos son algunos consejos que serán útiles:
¿Qué vas a encontrar en este texto?
Un buen sistema de cobranza debe adaptarse a las necesidades de tu negocio. Es recomendable optar por soluciones que permitan elegir y ajustar sus funcionalidades según tus requerimientos. Aunque muchos proveedores ofrecen paquetes con características y límites predefinidos, contar con la opción de agregar o eliminar funciones y cuentas por cobrar es un valor agregado clave.
Esta flexibilidad te evitará la necesidad de cambiar de software si tu cartera de clientes crece o cambia, permitiéndote simplemente modificar las configuraciones según tu evolución. Además, un sistema de cobros escalable te ayudará a optimizar costos y mejorar la eficiencia en la gestión de cobros a lo largo del tiempo.
No todos los programas de gestión de cobros ofrecen el mismo nivel de funcionalidad. Los sistemas de cobros instalados localmente, que solo pueden utilizarse en un ordenador específico, presentan limitaciones, ya que la información queda almacenada en el disco duro del equipo, dificultando el acceso y la actualización en tiempo real.
En cambio, es preferible optar por soluciones basadas en la nube, que permiten a gestores de cobros, responsables de recobro y directores financieros acceder a los datos de forma simultánea, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto no solo mejora la coordinación del equipo, sino que también facilita un seguimiento más preciso del estado de las facturas pendientes y agiliza la toma de decisiones.
La información de tu cartera es altamente sensible y debe estar protegida en todo momento. Por ello, es fundamental elegir un sistema de cobros que cumpla con estrictos estándares de seguridad, como encriptación de datos, controles de acceso y cumplimiento normativo. De esta forma, garantizas la confidencialidad de la información y reduces el riesgo de fraudes o accesos no autorizados.
Desde la instalación hasta el uso diario, es fundamental disponer de un equipo de soporte técnico que pueda ayudarte a resolver cualquier inconveniente. Un buen sistema de cobros debe ofrecer asistencia rápida y efectiva, ya sea mediante chat, correo electrónico o un canal exclusivo, para garantizar que tu operación no se vea interrumpida.
Un software de cobros con funciones automatizadas te ayuda a optimizar el tiempo y minimizar errores. Por ejemplo, si un cliente se retrasa en su pago, el sistema puede enviar recordatorios automáticos por correo o WhatsApp sin necesidad de intervención manual. Además, herramientas como la segmentación de clientes y la conciliación bancaria permiten gestionar los cobros de manera más eficiente, aumentando la tasa de recuperación de deuda.
Un buen software de cobranza debe integrarse fácilmente con otros sistemas que ya utilizas, como ERPs, CRMs o plataformas de pago. Por ejemplo, si puedes sincronizarlo con tu sistema de facturación, los datos de pagos y deudas se actualizarán automáticamente, evitando errores y reduciendo el trabajo manual. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también proporciona una visión más clara de la situación financiera de tu empresa.
La inteligencia artificial puede optimizar significativamente la gestión de cobranzas al predecir patrones de pago, automatizar recordatorios y personalizar las estrategias de recuperación según el perfil de cada cliente. Por ejemplo, un software con IA puede identificar qué clientes tienen mayor riesgo de impago y recomendar acciones específicas para mejorar la tasa de recuperación. Esto te permite actuar con mayor precisión y eficacia, reduciendo la morosidad y mejorando el flujo de caja.
Depende del programa que elijas. Además, el cobro puede hacerse por mes o de forma anual. También pueden ofrecerse variaciones si se trata de software de cobranza para autónomos o software de cobranzas para empresas. En Moonflow encuentras paquetes desde los $249 al mes para cobranza B2C y desde $299 para cobranzas B2B.
Ahora que conoces cómo elegir el mejor software de cobranzas, ¡te invitamos a implementar Moonflow! Solicita una demo para obtener más información de nuestro producto.