Cómo optimizar reportes de cobranza y aumentar la recuperación

¿Qué son los reportes de cobranza?  Se trata de documentos que compilan información relevante sobre la gestión de cobros de una empresa. Con métodos tradicionales un reporte de cobranza e indicadores simple podía tomar un día entero en realizarse; mientras que los reportes más complejos días o hasta semanas, dependiendo del tamaño de la organización. Sin embargo, actualmente, con el uso de software de cobranza, la automatización y la inteligencia artificial, los reportes pueden generarse en cuestión de minutos. En esta publicación de Moonflow te contamos más acerca de estos documentos y qué puedes hacer para que tus indicadores de cobranza mejoren. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Por qué es importante realizar y revisar los reportes de cobranza?
  
• ¿Cómo mejorar reportes de cobranza?
  • 1. Segmenta a tus clientes para priorizar las cuentas pertinentes
  • 2. Automatiza tus canales de comunicación para el envío de facturas y recordatorios
  • 3.  Brinda incentivos que contribuyan a evitar la morosidad 

¿Por qué es importante realizar y revisar los reportes de cobranza?

Antes de indicar qué puedes hacer para que tus KPI de cobros sean mejores, déjanos contarte por qué son importantes los reportes de gestión de cobros para tu empresa.

Uno de los motivos es que, al poder acceder a estos documentos, puedes identificar ciertos patrones en el comportamiento de pago de tus clientes. De esa manera tu equipo de cobranza puede diseñar estrategias que ayuden a que ciertos comportamientos mejoren. 

Por ejemplo, si en el reporte se detecta que un segmento está retrasándose en el pago por un par de días o semanas de manera recurrente, esto puede indicar que hay un problema en el proceso de facturación o que esos clientes enfrentan dificultades financieras. Al identificar este patrón, tu equipo puede tomar medidas proactivas, como ofrecer opciones de pago más flexibles o realizar un seguimiento más cercano con recordatorios oportunos antes de la fecha de vencimiento.

Otra razón para realizar y revisar reportes de cobranza recae en que te permite identificar cuáles son las cuentas que requieren mayor atención, para de esa manera dirigir a tus equipos hacia su gestión. En tercer lugar, la generación de reportes es una forma eficaz de evaluar qué tan efectiva es la estrategia (o estrategias) de cobranza que diseñaste inicialmente. 

¿Cómo mejorar reportes de cobranza?

No hay una receta mágica para mejorar los reportes de cobranza. La planificación estratégica, así como la creación de políticas de crédito y cobranza efectivos son la base para que el flujo de caja de la empresa no se vea afectado. Sin embargo, hay algunas estrategias que podemos aplicar para que ciertos indicadores mejoren. Estas son algunas de ellas: 

1. Segmenta a tus clientes para priorizar las cuentas pertinentes

Con tu reporte en mano es posible identificar qué cuentas tienen prioridad para ser cobradas. Una estrategia efectiva es desarrollar un plan para abordar el cobro de este segmento.

Por ejemplo, puedes crear grupos como "cuentas de alto riesgo", que incluyen a aquellos clientes con pagos recurrentes atrasados, y "cuentas de bajo riesgo", que representan a los clientes que generalmente cumplen con sus obligaciones. Este enfoque te permite centrar tus esfuerzos de cobranza en aquellos clientes que son más propensos a requerir atención inmediata.

2. Automatiza tus canales de comunicación para el envío de facturas y recordatorios

Uno de los factores que puede estar ocasionando el retraso en los pagos es la demora en el envío de facturas o la falta de emisión de recordatorios de pago a tiempo. Para que esta no sea una de las causas de indicadores negativos, te recomendamos automatizar los canales de comunicación de cobros.  Esto puede hacerse mediante el uso de tecnologías como los softwares de cobranza que, además, te permiten tener reportes sobre el estado de cada comunicación. E incluso registrar las promesas de pago de los clientes. 

3.  Brinda incentivos que contribuyan a evitar la morosidad

Si cuentas con un software de cobranzas que integre análisis predictivo, podrás detectar a tiempo la predisposición a la morosidad. Con esta información, y tras analizar el historial de pagos de un cliente y su situación financiera actual, puedes ofrecer incentivos que lo motiven a pagar antes del vencimiento. Por ejemplo, podrías considerar las siguientes opciones:

• Descuentos por pagos tempranos: Como ofrecer un 10% de descuento sobre la cuota del mes si paga antes de una fecha determinada.
• Nuevo plan de pago: Como brindar una oferta de reducir la cuota del mes, pero extender el pago por un par de meses más.
• Ofrecer una prórroga: Enviar un mensaje al cliente ofreciéndole posponer el pago de su deuda por uno, dos o tres meses, bajo ciertas condiciones. 
  

Como puedes notar, muchas de las estrategias para mejorar el reporte de cobranzas se apoyan en la implementación de un sistema de cobranza de deudas. Te invitamos a conocer Moonflow y comprobar cómo tu recaudo mejora con nuestra tecnología.