Tips para ayudarte a elegir el software de cobranzas que necesitas

Un software de cobranzas es una herramienta que favorece el recaudo y contribuye a reducir la tasa de morosidad si aprovechas cada una de sus funcionalidades.

Sin embargo, ¿cómo saber qué software de cuentas por cobrar elegir para tu negocio? Estos tips te serán de ayuda para tomar la mejor decisión: 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

1. Considera las necesidades de tu empresa

2. Evalúa las funcionalidades del software

a. La cantidad de usuarios que pueden usar el software

b. Multicanalidad

c. Capacidad de integración

d. Las tareas que promete automatizar

e. Una web de cobranzas

3. Ten en cuenta la escalabilidad del software

4. Evalúa el precio del programa de cobranzas

1. Considera las necesidades de tu empresa

Antes de elegir por impulso un software cuentas por cobrar, lo recomendable es que listen cuáles son las necesidades actuales de tu negocio; y las proyecciones que éste puede tener. De esa manera podrás filtrar las soluciones que se ajusten más a dichas necesidades.

Pongamos un ejemplo, si tu empresa es del sector retail, un filtro que puedes considerar en base a este factor es que el software para cobranzas que evalúes adquirir sea eficiente para este sector económico. Ten en cuenta que hay software de cobranzas en el mercado, que solo se usan para el sector financiero o call center, mientras que otros, como Moonflow se enfocan en una gama más amplia, incluyendo, además de los dos mencionados, el retail, entre muchas otras.

Además del sector, otros aspectos que debes evaluar es el volumen de tus cuentas por cobrar, además de la naturaleza de tu clientela, junto con el nivel de automatización del programa. 

2.  Evalúa las funcionalidades del software

Si bien las necesidades de tu negocio son cruciales para elegir el mejor software para cobranza de deudas, también lo es conocer qué funcionalidades ofrece este programa. Ten en cuenta que no todos brindan las mismas. 

a. La cantidad de usuarios que pueden usar el software

Por una suscripción, algunos softwares dan un número limitado de licencias de uso, por empresa; por lo que es importante considerar que el número ofrecido es el que necesitas para la cantidad de gestores de cobranza o miembros de tu empresa que tendrán acceso al programa.

b. Multicanalidad

Es importante, teniendo en cuenta los diferentes perfiles de clientes que puede tener una empresa; que el software de cobranzas facilite las comunicaciones de cobro por diferentes canales. Así no solo se tendrás comunicaciones automatizadas con aquellos que solo responden llamadas o que solo contestan correos. Además, la multicanalidad, permite el desarrollo de una estrategia de comunicación enfocada en las diferentes etapas de la cobranza.

c. Capacidad de integración

Otra funcionalidad clave en cualquier software de cobro de deudas es que pueda integrarse con otros programas empresariales. Esto es importante para que toda la información financiera y comercial de un negocio esté conectada y actualizada. En este punto, conviene verificar que la integración que ofrece el sistema de cobranza de deudas incluye los programas que usas actualmente en tu negocio.

d. Las tareas que promete automatizar

Lo útil de implementar un software de cuentas por cobrar, es que automatice la mayor cantidad de tareas repetitivas, donde no es esencial el trabajo dedicado de un ser humano. De esa manera, el tiempo de los recursos humanos se invierte en procesos y tareas más estratégicas. 
En ese sentido, es importante evaluar, en dicho software, qué tareas automatiza. Las esenciales son:

• Creación y recomendación de segmentaciones y estrategias de cobro.
• Envío de recordatorios de pago.
• Envío de notificaciones a gestores.
• Creación y asignación de acciones.
• Actualización de KPIs de cobranza en base a la información ingresada y tareas concretadas.
• Cierre de incidencias cuando se efectúe un pago.
• Seguimiento de promesas de pago.
• Elaboración de reportes de cobranza completos.

e. Una web de cobranzas

Esto también es importante, aunque pocos software lo ofrecen. Se trata de un portal donde los clientes de una empresa pueden ver sus pagos pendientes, así como realizarlos e incluso comunicarse con la empresa. 

3. Ten en cuenta la escalabilidad del software

Esto quiere decir que el programa debe manejar un aumento en el volumen de datos y transacciones sin perder rendimiento. Por eso, es importante que, al elegirlo, consideres si permite añadir nuevos usuarios fácilmente y sin costos adicionales o costosos. Por otro lado, también permite integrar nuevas funciones según las necesidades futuras de tu negocio.

Asimismo, es importante que verifiques que el proveedor te ofrezca soluciones como almacenamiento adicional en la nube para facilitar esta expansión. Como puedes observar, la escalabilidad garantizará que el software siga siendo eficiente y útil a medida que tu empresa se expande.

4. Evalúa el precio del programa de cobranza

Considera el precio de suscripción y las licencias, ya que algunos programas tienen tarifas iniciales bajas, pero costos recurrentes altos. Ten en cuenta los gastos de implementación y capacitación, así como los costos de migración de datos y formación del personal. Evalúa si las actualizaciones y el mantenimiento están incluidos en el precio o si se cobran por separado. Realiza un análisis de la relación costo-beneficio, asegurándote de que el software ofrezca un buen retorno de inversión al mejorar la eficiencia de las cobranzas y reducir la morosidad.