Errores frecuentes en la gestión de cobranzas y cómo solucionarlos

¿Qué es lo que no puede hacer un gestor de cobranzas? Más allá de los errores del personal, existen una serie de fallas en la gestión de cobranzas que deben ser resueltas para evitar problemas de liquidez, así como para no afectar la relación con los clientes ni incurrir en problemas legales debido a malas prácticas de cobranza. La implementación de un programa de cobranza de deudas suele ser una solución efectiva para resolver varias de estas dificultades; sin embargo, primero es crucial identificarlas.

A continuación, compartimos los 7 errores principales. Conócelos, corrígelos y gestiona cobranzas de forma más eficiente. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

1. Envío tardío de facturas a clientes

2. No registrar las comunicaciones con tus clientes

3. No saber qué clientes son prioritarios en cobranza

4. No registrar acuerdos de pago 

5. El balance entre cuentas por cobrar y por pagar es desfavorable

6. Desconocer la causa de la morosidad

7. Continuar con procesos manuales 

1. Envío tardío de facturas a clientes

Este es un error común y grave que cometen las empresas. Al enviar tarde las facturas los clientes creen que tienen más tiempo para pagar, lo que no es cierto y ve afectado su historial. Esto además de traer problemas de liquidez a tu empresa, afecta la relación con tu cartera.

La automatización de mensajes o recordatorios de cobranza es clave para evitar el envío tardío de facturas. Lo ideal es que establezcas un cronograma de mensajes de cobranza antes del vencimiento (el envío de la factura), el mismo día del vencimiento (mora temprana) y luego a una semana de vencida la deuda. 

2. No registrar las comunicaciones con tus clientes

Existen diferentes canales mediante los cuales puedes comunicarte con los clientes de tu cartera. Es importante que cada una de estas comunicaciones quede registrada, ya que de esa manera tendrás claro los últimos acuerdos a los que se ha llegado.

Además, el registro de las comunicaciones evita infringir la ley de cobranzas, ya que de esa forma sabes si te encuentras dentro del límite de comunicaciones permitidas por canal o si estás al borde de superarlas.

Para llevar un mejor control de las comunicaciones de cobranza, es mejor elegir un software de cuentas por cobrar en la nube, ya que de esa manera toda la información se encuentra actualizada y centralizada.

3. No saber qué clientes son prioritarios en cobranza

Las comunicaciones de cobranza no pueden darse de forma arbitraria. Es importante saber a qué clientes de la cartera priorizar para contacto y establecer estrategias claras según el segmento al que pertenecen.

De nada sirve a un gestor de cobranza insistir en cobrar a un cliente que tiene una deuda atrasada por un monto mínimo, mientras se deja de lado a aquellos con deudas más significativas que representan un mayor riesgo para la liquidez de la empresa. Priorizar correctamente permite enfocar los esfuerzos en aquellos clientes cuya falta de pago impacta de manera más considerable las finanzas de la organización.

Para evitar este error, hay que tener un análisis detallado de la cartera, que permita identificar las cuentas prioritarias en base a factores como el monto adeudado, el tiempo de morosidad, entre otros. Este análisis puede ser largo y arduo para los gestores, si realizan procesos manuales. Mientras que, por otro lado, si se usa tecnología como los sistemas de cobranza, el software automatizado con IA es capaz de hacer el análisis por su cuenta y lanzar recomendaciones para que los gestores sepan a qué clientes priorizar por día. 

4. No registrar acuerdos de pago

A lo largo de su día, los gestores de cobranza llegan a acuerdos con los clientes que les toca contactar, ya sea para ponerse al día en una fecha determinada o para replantear las fechas o montos de pagos mensuales de su deuda.

Si estos acuerdos no se registran, se corre el riesgo de malentendidos y confusiones en el futuro, lo que puede llevar a la falta de seguimiento adecuado y a una potencial pérdida de confianza por parte del cliente.

Además, la falta de registro impide un control efectivo sobre el cumplimiento de los acuerdos, lo que puede resultar en un manejo ineficaz de las cobranzas y, en última instancia, en una mayor acumulación de deuda.

Como en los casos anteriores, contar con una plataforma de gestión de cobranzas única, donde la información se encuentre centralizada y actualizada es clave para evitar este tipo de problemas. Allí cada acción de los gestores y acuerdos con clientes puede quedar registrada y ser monitoreada. 

5. El balance entre cuentas por cobrar y por pagar es desfavorable

Otro error en la gestión de cobranzas es no controlar el balance entre las cuentas por pagar de una empresa y las cuentas por cobrar. Si las cuentas por cobrar superan en términos monetarios a las cuentas por pagar, la empresa puede enfrentar problemas de liquidez.

Contar con un dashboard donde estos indicadores sean visibles y claros es clave para evitar situaciones en las que la empresa pueda quedarse sin efectivo para cumplir con sus obligaciones financieras. Un monitoreo constante permite ajustar las estrategias de cobranza y pago para mantener un flujo de caja equilibrado, garantizando así la estabilidad financiera de la empresa.

6. Desconocer la causa de la morosidad

Para un trabajo de gestión de cobranza eficiente es clave entender por qué el cliente se ha retrasado en el pago. Existen diferentes motivos que pueden existir para este retraso; por ejemplo, el hecho de que el cliente no tenga solvencia, que esté pasando por una crisis económica, que no tenga cultura de pago (no exista un compromiso para pagar), entre otros.

Al conocer la causa subyacente, se puede adaptar la estrategia de cobranza de manera más efectiva. Esto permite diseñar soluciones personalizadas, como ofrecer un plan de pago flexible para clientes en dificultades económicas o reforzar las políticas de crédito para aquellos con falta de compromiso

7. Continuar con procesos manuales

Los procesos manuales en cobranza son los grandes enemigos de las mejoras en la tasa de recaudo. Lo que sucede cuando se continúan llevando registros a mano o en hojas de Excel es que muchas veces se trabaja con información desactualizada o con errores. Esto debe cambiar para mejorar la eficiencia de la gestión, por lo que es mejor invertir e implementar un software de cobranzas que, además de solucionar los problemas mencionados, también permita optimizar el tiempo de los gestores de cobranza. 
Esto último se consigue gracias a que dichos programas tienen la capacidad de automatizar tareas. En consecuencia, se reducen los costos operativos de cobranza y la labor de los gestores se centra en tareas más estratégicas.