¿Qué es flujo de caja y su importancia en la gestión de cobranzas?

¿Qué es el flujo de caja y cuál es su relación con las cobranzas? En el entorno empresarial, que una empresa disfrute de liquidez es importante para que continúe su funcionamiento.

En ese sentido, si abordamos la importancia del flujo de caja con su relación con las cobranzas debemos decir que, gracias a que una empresa tiene un flujo de caja eficiente puede cubrir los gastos asociados a la gestión de las cuentas por cobrar. Por otro lado, también se da el proceso inverso: una buena gestión de cuentas por cobrar repercute en el flujo de caja, ya que, si comentemos errores en los procesos de cobro, estos pueden hacer que el tiempo de recuperación de las deudas sea lento, o la tasa de morosidad sea alta, entre otros problemas. 

En esta publicación de Moonflow, software de gestión de cobranzas, te contamos más respecto a qué es flujo de caja, su importancia y cómo puedes mejorar la administración de las cuentas por cobrar para favorecerlo. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

¿Qué es flujo de caja?

Importancia del flujo de caja para tu empresa

Cómo optimizar tus cobranzas para mejorar tu flujo de caja

1. Define y revisa tus políticas de crédito y cobranza

2. Implementa tecnología para un mejor seguimiento de las cuentas por cobrar

3. Automatiza el envío de facturas para tus clientes

4. Brinda diferentes alternativas de pago 

5. Mide tus resultados y haz mejoras

¿Qué es flujo de caja?

Empecemos por comprender ¿qué significa el flujo de caja?  Este también es conocido por su traducción al inglés cash flow y es un término que se usa para referirse a una métrica, indicador o KPI financiero que proporciona información con relación al dinero que entra y sale de una empresa. 

Existen tres tipos de flujo de caja estos son:

Flujo de caja operativo

Son todos aquellos que corresponden a las actividades principales del negocio.

Ejemplo de flujo de caja operativo

Una empresa de préstamos y créditos recibe pagos mensuales de los clientes que están reembolsando sus préstamos. Además, realiza pagos a los empleados y a proveedores de servicios relacionados con la gestión de préstamos. Estos ingresos y gastos se consideran parte del flujo de caja operativo.

Flujo de caja de inversión

Cuando los ingresos y egresos corresponden a inversiones.

Ejemplo de flujo de caja de inversión

La empresa de préstamos y créditos del ejemplo anterior decide invertir en una nueva plataforma de cobranzas para optimizar el proceso de recuperación de créditos. El desembolso para la adquisición e implementación de esta plataforma tecnológica se registra en el flujo de caja de inversión.

Flujo de caja de liquidez

Los cuales contemplan a aquellos ingresos y gastos percibidos por actividades financieras.  

Ejemplo de flujo de caja de liquidez

La empresa obtiene un préstamo bancario para ampliar sus operaciones y mejorar su infraestructura. Los ingresos obtenidos del préstamo y los pagos de intereses y capital se reflejan en el flujo de caja de financiación.

Importancia del flujo de caja para tu empresa

Ahora que está un poco más claro qué es flujo de caja, queda preguntarse ¿por qué es importante? En realidad, todo negocio, incluso antes de su constitución, debería tener una idea clara del flujo de caja que maneja, ya que de esto depende su viabilidad. Y en cuanto a la medición de un flujo de caja una vez creada la empresa, es vital debido a que de esa manera se puede tener medida la salud financiera de la misma. 

Ignorar este indicador puede ocasionar el cierre temprano de la organización. Ya que la empresa que no controle su flujo de caja está propensa a tener problemas de liquidez. En consecuencia, desarrolla problemas para pagar sus facturas, a personal, e incluso cubrir las deudas financieras que haya adquirido para su lanzamiento.

Por el contrario, tener este indicador presente y controlado, es favorable para las empresas. Y es que aporta beneficios como: 

• Permitir que la empresa continúe invirtiendo en su crecimiento.
• Proporcionar a la empresa una base económica sólida en caso situaciones externas a su gestión afecten sus ingresos futuros.
• La capacidad de analizar las áreas donde se pueden reducir costos.
• Mejora la percepción de entidades financieras dispuestas a otorgar financiamiento a tu negocio. 

Cómo optimizar tus cobranzas para mejorar tu flujo de caja

Como te hemos comentado inicialmente, una gestión de cuentas por cobrar eficiente repercute en tu flujo de caja. Esto se debe a que el dinero de las cobranzas de tu cartera es dinero que se espera percibir a futuro, por ende, no se adquiere al momento de brindar el servicio o producto.

Mientras más pronto sea el momento en que se adquiera el pago de dichas deudas, mejor será tu flujo de caja. En ese sentido, es importante que establezcas medidas en tu gestión de cobranzas que ayuden a que se alcance este objetivo.

Estas son algunas recomendaciones que ayudarán a optimizar tus cobranzas:

1. Define y revisa tus políticas de crédito y cobranza

Establecer políticas de crédito y cobranzas claras es una forma de prevenir errores en el otorgamiento de créditos que repercutan en la liquidez futura. Y del mismo modo, favorece la definición de las acciones de cobranza que se seguirán para mejorar su eficiencia y tener una hoja de ruta qué seguir al cobrar. Aunque estas políticas se definen antes del inicio del otorgamiento de créditos, es clave que se monitoreen y reevalúen, con la finalidad de afectar positivamente el flujo de caja de la empresa.

2. Implementa tecnología para un mejor seguimiento de las cuentas por cobrar

Tus cobranzas pueden mejorar si las digitalizas. Cuando manejamos las cobranzas con métodos tradicionales (a mano o en Excel), estamos propensos a cometer errores en el levantamiento o actualización de la información. Cuando usamos tecnología especializada, como los softwares de cobranzas, este riesgo se reduce considerablemente. En su lugar, puedes utilizar sistemas automáticos que integren el seguimiento y la gestión de pagos, proporcionando recordatorios automáticos y reportes en tiempo real.

3. Automatiza el envío de facturas para tus clientes

Uno de los errores que ocasionan retrasos en el pago de las facturas es no enviarlas a tiempo. Esto se debe, en la mayoría de los casos, a que no se cuenta con tecnología que automatice el envío. Por lo mismo, en este punto también resulta útil para la eficiencia de la gestión. Implementar sistemas de cobranza que favorezcan el envío de facturas antes del vencimiento. 

4. Brinda diferentes alternativas de pago

Es clave, para optimizar las cobranzas, que los clientes no tengan excusas que impidan que la transacción se concrete. Una de estas excusas son los medios de pago disponibles. Por ejemplo, si a tu cliente solo le das la opción de pagar en las agencias de tu marca, estás poniendo una barrera para que concrete la acción, ya que muchos no tienen la disponibilidad de tiempo para hacerlo. Por eso, es mejor ofrecer una variedad de métodos de pago que sean cómodos y accesibles para tus clientes.

5. Mide tus resultados y haz mejoras

Finalmente, otra forma cómo puedes tener una saludable gestión de cobranzas es midiendo constantemente el alcance de tus acciones. Esto te permitirá saber qué tan eficientes son y cuáles debes mejorar. Por ejemplo:

Una empresa de préstamos y créditos mide sus KPIs de cobranzas mensualmente. Notan que su DSO ha incrementado en los últimos tres meses, lo que indica que están tardando más en cobrar sus deudas. Para abordar este problema, deciden implementar un programa de incentivos para pagos anticipados, ofreciendo un pequeño descuento a los clientes que paguen antes de la fecha de vencimiento.

Ahora que conoces más acerca del flujo de caja, su importancia y cómo puedes mejorar tu gestión de cobranza para favorecerlo, ¡Te invitamos a implementar Moonflow! Agenda una reunión con nuestros asesores comerciales para acceder a una demo.