Tips para elegir el mejor software de cobranzas

¿Cómo saber qué software de cobranza de deudas escoger para tu empresa?  Elegir software de cobranzas no es una decisión que deba depender solamente del precio; aunque es bueno para las finanzas encontrar una plataforma de cobranza de deudas que sea asequible, hay otros aspectos que también deben considerarse. Por ejemplo, sus funcionalidades y las necesidades de tu negocio. En Moonflow queremos ayudarte a elegir el mejor software de cobranzas, por eso, te compartimos algunos consejos clave. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

¿Por qué implementar un software de cobranza de deudas?

Consejos para elegir el mejor software de cobranzas

1. Analiza las necesidades de tu equipo de cobranza

2. Analiza las necesidades de tu sector

3. Define las características que necesita tener el software

¿Por qué implementar un software de cobranza de deudas?

Antes de brindarte los tips para elegir el mejor software de cobranzas, nos interesa contarte por qué lo necesitas. Las cuentas por cobrar son activos corrientes de tu empresa. Se trata de dinero que esperas recibir de tus clientes en un corto plazo, por lo que son importantes para tener un buen flujo de efectivo y que tu negocio goce de liquidez.

Entonces ¿por qué te conviene tener un software de cobranzas? Porque de esa manera le proporcionas a tus gestores y supervisores de cobros una herramienta que ayude a ser más eficiente su trabajo. Al contar con estos sistemas les brindas una solución que se encargue de tareas repetitivas en piloto automático, permitiéndoles concentrarse en otras funciones más estratégicas: como obtener promesas de pago de cuentas que deban montos altos y hayan caído en morosidad.

 Esto no es todo, los sistemas de cobranza de deudas también te ayudan a tener una visión completa y detallada del estado y gestión de las cobranzas. Esto se logra gracias a los informes y paneles de control integrados que proporcionan datos en tiempo real sobre el estatus de las cuentas, el historial de pagos y los indicadores de rendimiento clave.

Consejos para elegir el mejor software de cobranzas

Ahora que conoces por qué necesitas un software de cuentas por cobrar, te compartimos algunos consejos que te ayudarán a elegir la mejor opción. 

1. Analiza las necesidades de tu equipo de cobranza

El primer paso para saber qué software de gestión de cobranza elegir es realizar un análisis de cómo se administra y gestiona las cobranzas de tu negocio. Esto te permitirá identificar qué procesos son eficientes, cuáles necesitan mejoras; así como el estado de los indicadores clave. 
Por otro lado, el análisis previo también te permite comprender el grado de madurez digital de tu equipo de cobranzas, lo cual es esencial para evaluar el nivel de complejidad del software que elijas, tanto en términos de implementación como de uso. Aunque lo ideal es que el software sea simple y fácil de usar, ya que el objetivo es optimizar las cobranzas y facilitar la aceptación de la tecnología por parte del equipo de cobros.

2. Analiza las necesidades de tu sector

Así como es importante considerar las necesidades de tu área de cobranza interna, también lo es tener en cuenta las necesidades de tu sector, ya que no todos pueden tener las mismas. Por ejemplo, una necesidad puede ser conservar a tus clientes; mientras que, para otras industrias, puede ser más importante aumentar la recuperación de ingresos o quizá reducir la dependencia de agencias de cobranza externas.

3. Define las características que necesita tener el software

Los dos pasos anteriores te ayudarán a hacer un listado de las funcionalidades que debe tener el software de cobranza que elijas. Algunos rasgos son:

• Integraciones: Un rasgo que puedes considerar es que el programa de cobranza de deudas tenga la capacidad de integrarse con otros softwares que uses en tu empresa. De esa forma, conseguirás que toda la información de tus procesos financieros y de gestión de clientes se centralice en un solo sistema, lo que facilita el acceso a datos relevantes y evita la duplicidad de entradas. En el caso de Moonflow, la plataforma se integra con sistemas de gestión, plataformas bancarias y canales de pago.  
• Automatización: Lo ideal es que el software de cuentas por cobrar que elijas te ofrezca el mayor nivel de automatización. Esto favorece tus cobranzas de muchas formas, por ejemplo: eliminando la tasa de errores humanos en cobranza, evitando que tu equipo pierda tiempo en tareas simples como el envío de recordatorio de pagos o la actualización de KPIs de cobranza, entre otros.
• Análisis de datos: La idea es que no solo busques un software que te permita concentrar toda la información de tu cartera, sino que agilice todo. Los softwares de cuentas por cobrar que implementan IA tienen esta funcionalidad. Y es que de esa manera te permiten analizar grandes volúmenes de datos de manera más rápida y precisa, identificando patrones y tendencias que podrían no ser evidentes a simple vista.
• Facilidad de implementación y uso: Como hemos dicho antes, otro rasgo que debes evaluar en el software es que su implementación ni uso sean complicados. Es crucial que sea intuitivo y fácil de usar para los miembros del equipo, de modo que puedan adaptarse rápidamente y utilizar todas sus funcionalidades sin necesidad de capacitación extensa. Un software con una curva de aprendizaje baja y una interfaz amigable no solo reduce el tiempo de adaptación, sino que también minimiza errores operativos y mejora la productividad general del equipo de cobranza.
• Escalabilidad: Las necesidades actuales de tu empresa probablemente no sean las mismas en unos años. Si creces necesitas que el software de cobranza crezca contigo. Entonces otro rasgo que debes evaluar en el programa de cobranza de deudas es que sea capaz de manejar un aumento en el volumen de datos y transacciones a medida que tu negocio se expande. Esto incluye la posibilidad de añadir más usuarios, integrar nuevas funciones y adaptar el sistema a cambios en los procesos de cobranza. Además, la escalabilidad asegura que el software pueda seguir siendo efectivo a medida que tu empresa enfrenta nuevos desafíos y oportunidades, evitando la necesidad de cambiar de sistema con frecuencia y garantizando una inversión a largo plazo.
  

¿Qué más puedes buscar en un software de cuentas por cobrar? Que cumpla con las regulaciones vigentes en el país donde realizas tus cobranzas, o que tenga la capacidad de ser configurado para serlo. Además, también podrías evaluar la calidad del soporte técnico que te brindas, así como la periodicidad de sus actualizaciones y si estas tienen o no un cobro adicional.

Como puedes notar, elegir el mejor software de cobranza es cuestión de que te tomes el tiempo de hacer una evaluación detallada de tus necesidades y funcionalidades. Agendar una demo es una buena forma de comprobar si elegiste bien antes de comprar. ¡Te invitamos a conocer más de Moonflow!