La forma en que le hablamos a los clientes puede influir en su decisión de concretar o no un pago a tiempo. Y no solo esto, sino el canal de comunicación que usemos y el horario.
Por ejemplo, si programaste enviar mensajes de cobranza un día feriado, es muy probable que tus clientes se sientan molestos. Además, ese no es el mayor de los problemas; el cliente podría presentar un reclamo por sentirse hostigado. Como consecuencia, incluso podrías recibir una sanción por parte de las entidades regulatorias.
¿Qué vas a encontrar en este texto?
Para evitar problemas legales con tus mensajes de cobranza, es fundamental que tengas en cuenta lo siguiente.
Sí, podés enviar mensajes de cobranza por WhatsApp en Argentina, pero solo si la persona te dio permiso para contactarla por ahí. No alcanza con tener el número: tiene que haber un consentimiento claro. Además, el mensaje tiene que ser respetuoso, directo y mandado en el horario correcto. Si te pasás con la insistencia o escribís fuera de hora, podés exponerte a una denuncia por hostigamiento.
A continuación, te proporcionamos algunos ejemplos de mensajes de cobranza para WhatsApp y para SMS.
En general, los mensajes de cobranza extrajudiciales por WhatsApp deben ser cordiales, concretos y fáciles de leer. Evitá los textos largos o confusos: cuanto más clara sea la información, más posibilidades hay de que el cliente avance con el pago. También es importante adaptar el tono según el momento en el que se encuentre la gestión. No es lo mismo un mensaje preventivo, que uno por una deuda reciente o por una que ya tuvo varios intentos de contacto sin respuesta. Cada etapa requiere una forma distinta de comunicar.
Acá tomamos como referencia la cobranza de un colegio:
Hola [Nombre del responsable], soy [Tu nombre] de [Nombre del colegio]. Te escribo para recordarte que la cuota correspondiente al mes de [Mes] aún está pendiente de pago. El monto es de [Monto de la cuota], y la fecha límite para el pago es [Fecha de vencimiento].
Te adjunto la factura para que tengas todos los datos.
Podés abonar de las siguientes maneras:
1️⃣ A través de nuestra plataforma de pago [Enlace a la plataforma]
2️⃣ Mediante una transferencia bancaria a [Datos de cuenta]
3️⃣ Acercándote a Tesorería del colegio en [Dirección]
📲💳 Si tenés alguna consulta o necesitás más información, no dudes en comunicarte con nosotros al [Número de contacto] o responder este mensaje.
Saludos,
[Nombre del colegio]
Este texto funcionaría porque es claro, directo y te da varias formas de pago para que el cliente elija la que más le convenga. El tono es amigable y cercano, sin perder el profesionalismo, lo que genera confianza. Además, al adjuntar la factura, el cliente tiene toda la información necesaria, lo que ayuda a evitar dudas. Con las distintas opciones de pago y la posibilidad de contactarse por cualquier consulta, el mensaje se vuelve práctico y efectivo, aumentando las chances de que el cliente pague de forma rápida y sencilla.
Cuando se trata de SMS de cobranza, hay que ser más creativo. En solo 160 caracteres, tenés que transmitir el mensaje de forma clara y concisa. Puede parecer complicado, pero con una estrategia adecuada, es totalmente posible lograrlo.
Este es un ejemplo ideal cuando detectás que la factura venció y querés hacer un recordatorio de pago, por si el cliente se olvidó de la fecha sin mala intención:
Hola [Nombre], te recordamos que la factura de [Monto] está vencida desde [Fecha de vencimiento]. Podés abonarla ahora a través de [Método de pago]. Ante cualquier consulta, estamos a disposición. ¡Gracias por tu atención!
Este mensaje es efectivo porque es breve, directo y va directo al punto, algo fundamental en los SMS de cobranza. El tono es cordial, lo que evita incomodidad, mientras que se incluye toda la información necesaria (monto, fecha y forma de pago) de manera clara. Además, al ofrecer la opción de réplica, el cliente puede contactarse si tiene alguna duda, inconveniente con el proceso o dificultad para realizar el pago.
En este caso, nos encontramos con una deuda que ya superó la fecha límite de prórroga, lo que generalmente ocurre en servicios como el de telefonía. En estos casos, es fundamental aplicar las cláusulas del contrato y comunicar las consecuencias de seguir con la mora.
Hola [Nombre], tu factura de [Monto] está vencida hace [X días]. Si no abonas en las próximas 24 hs, el servicio se suspenderá. Pagá en [Método de pago].
Este mensaje funcionaría porque es directo y claro, destacando la urgencia de la situación y la consecuencia inmediata de no regularizar el pago. Al especificar el plazo (24 horas) y el monto pendiente, genera un sentido de urgencia. Además, ofrecer el método de pago facilita que el cliente actúe rápidamente. Solo tené cuidado de no brindar información falsa: el corte de servicio debe ser una consecuencia real y establecida en el contrato, para evitar que el cliente lo perciba como hostigamiento.