Errores comunes en cobranzas por WhatsApp: ¡Evítalos!

WhatsApp es una  plataforma que usamos con mayor frecuencia en nuestros dispositivos inteligentes. De hecho, es poco común que iniciemos el día sin que revisemos los mensajes que nos han llegado al WhatsApp. Esto ha hecho, que no solo se vuelva la herramienta favorita para comunicarse de cualquier persona, sino también de las empresas de cobranza. Y es la inmediatez, la facilidad de uso y la capacidad de llegar directamente al cliente hacen de esta plataforma una opción atractiva para las empresas que buscan optimizar sus procesos de recuperación de deudas. 

Pese a lo útil que puede ser WhatsApp para cobranzas, el uso incorrecto de esta herramienta puede resultar contraproducente y afectar tanto la efectividad de las cobranzas como la imagen de la empresa. A continuación, enumeramos los errores más comunes en las cobranzas vía WhatsApp, junto con consejos para evitarlos:

1. Falta de planificación estratégica

Antes de enviar cualquier mensaje de cobranza, es crucial definir claramente los objetivos de la comunicación. ¿Qué se busca lograr con el mensaje? ¿Es un recordatorio amistoso, una notificación de vencimiento o una última instancia antes de tomar medidas legales? Planificar adecuadamente cada paso ayudará a guiar la comunicación de manera efectiva y profesional.

2. Enviar mensajes en horarios inapropiados

Respetar los horarios laborales y los límites de privacidad del cliente es fundamental. Evita enviar mensajes de cobranza fuera de horas hábiles o en momentos en los que el cliente pueda sentirse invadido en su espacio personal. Es importante que recuerdes que, existen leyes en cada país, con restricciones sobre los horarios en los que se pueden enviar este tipo de mensajes.

Con el uso de un software de cobranzas, puedes programar el envío de recordatorios dentro de un horario legalmente permitido, evitando así este inconveniente. 

3. Omitir una presentación clara

La falta de una presentación adecuada puede generar desconfianza en el cliente. Al iniciar el mensaje, asegúrate de identificarte y presentar el nombre de la empresa que representas. Esto establece transparencia en la comunicación y brinda al cliente la seguridad de saber con quién está tratando.

4. No confirmar la identidad del receptor

Es fundamental asegurarse de estar comunicándose con el titular de la deuda. Confirmar la identidad del receptor no solo protege la privacidad del cliente, sino que también evita malentendidos o reclamos de terceros. Además, en muchos países, está prohibido notificar la deuda a personas ajenas a esta.

5. Enviar mensajes genéricos

La personalización es clave en las comunicaciones de cobranza. Evita enviar mensajes genéricos que puedan ser fácilmente ignorados por el cliente. Incluye detalles específicos sobre la deuda y la situación del cliente para aumentar la probabilidad de que tome en serio el mensaje.

6. No adaptar el mensaje al estado de la cuenta por cobrar

Es esencial enviar mensajes acordes al estado actual de la cuenta. Si la deuda ya fue pagada, enviar recordatorios de cobro puede resultar molesto e innecesario. Por otro lado, si la deuda sigue pendiente, el tono del mensaje debe reflejar la urgencia del pago.

7. No ofrecer opciones de pago claras

Simplificar el proceso de pago aumenta la probabilidad de que el cliente realice el pago de manera rápida y efectiva. Incluye enlaces directos a plataformas de pago en línea o proporciona instrucciones claras sobre cómo realizar el pago para facilitar la acción por parte del cliente.

8. No llevar un registro detallado de las interacciones

La falta de registro detallado en las gestiones de cobranza por WhatsApp puede resultar en pérdida de información clave. Por ejemplo, si no se anota un acuerdo de pago, podría generarse confusión sobre los términos a los que se llegó. Esto dificulta la recuperación de la deuda y daña la relación comercial. Un registro organizado asegura consistencia, transparencia y facilita la comprensión mutua, siendo fundamental para una gestión de cobro eficaz y una relación positiva con los clientes.

Si bien WhatsApp es una herramienta útil para tu gestión de cuentas por cobrar, úsalo con sabiduría para que tu estrategia sea efectiva. ¡Moonflow, el mejor software de cobranzas te será de ayuda en tus procesos de cobro!